Việc sử dụng chữ ký điện tử trên hóa đơn thương mại và hợp đồng kinh tế có phù hợp với quy định?
Cơ sở pháp lý
– Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội
+ Tại Điều 4 giải thích từ ngữ:
“…6. Giao dịch điện tử là giao dịch được thực hiện bằng phương tiện điện tử.”
+ Tại Điều 15 quy định lưu trữ thông điệp dữ liệu:
“1. Trường hợp pháp luật yêu cầu chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin phải được lưu trữ thì chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin đó có thể được hai trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng các điều kiện sau đây:
a) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
b) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung dữ liệu đó;
c) Thông điệp dữ liệu đó được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận thông điệp dữ liệu.
- Nội dung, thời hạn lưu trữ đối với thông điệp dữ liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ:”
+ Tại Điều 33 quy định về hợp đồng điện tử:
“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.”
+ Tại Điều 34 quy định về việc thừa nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử:
“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”
+ Tại Điều 35 quy định về nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử:
“1. Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.
2. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng:
3. Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.”
– Căn cứ Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 26/12/2018 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính
+ Tại Điều 3 giải thích từ ngữ:
“…3. “Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính” (gọi tắt là “chứng từ điện tử”) là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử khi thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính; bao gồm chứng từ, báo cáo, hợp đồng, thỏa thuận, thông tin giao dịch, thông tin thực hiện thủ tục hành chính và các loại thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành…”
+ Tại Điều 5 quy định giá trị pháp lý của chứng từ điện tử:
“Điều 5. Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử
- Chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý nhà nước, phù hợp với quy định của pháp luật chuyên ngành. Hình thức thể hiện, việc khởi tạo, gửi, nhận chứng từ điện tử và giá trị pháp lý của chứng từ điện tử được thực hiện theo Luật giao dịch điện tử.
- Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:
a) Chứng từ điện tử được kỹ số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành
b) Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.
c) Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật giao dịch điện tử.”
+ Tại Điều 9 quy định lưu trữ chứng từ điện tử:
“1. Chứng từ điện tử được lưu trữ theo quy định của pháp luật chuyên ngành, phù hợp với môi trường, điều kiện lưu trữ điện tử và các quy định có liên quan của pháp luật về lưu trữ.
- Cơ quan, đơn vị thực hiện lưu trữ chứng từ điện tử phải bảo đảm các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật giao dịch điện tử.”
– Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
+ Tại Điều 8 quy định giá trị pháp lý của chữ ký số:
“1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
- Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.”
+ Tại Điều 43 quy định điều kiện sử dụng chứng thư số nước ngoài:
“1. Chứng thư số còn hiệu lực sử dụng.
- Được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam hoặc chấp nhận trong giao dịch quốc tế. Trường hợp sử dụng chứng thư số nước ngoài cho máy chủ và phần mềm không cần giấy phép.”
+ Tại Điều 44 quy định đối tượng sử dụng chứng thư số nước ngoài:
“1. Tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam.
- Tổ chức, cá nhân Việt Nam có nhu cầu giao dịch điện tử với đối tác nước ngoài mà chứng thư số của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số trong nước chưa được công nhận tại nước đó.”
+ Tại Điều 45 quy định phạm vi hoạt động và thời hạn giấy phép sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam:
“1. Phạm vi hoạt động là các giao dịch điện tử của đối tượng sử dụng chứng thư số nước ngoài quy định tại Điều 44 Nghị định này.
- Thời hạn giấy phép sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam là 05 năm nhưng không quá thời gian hiệu lực của chứng thư số.”
+ Tại Điều 50 quy định nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân sử dụng chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam:
“1. Sử dụng chứng thư số theo đúng phạm vi được ghi trong giấy phép sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam.
- Báo cáo khi có sự cố hoặc theo yêu cầu về tình hình sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam với Bộ Thông tin và Truyền thông.”
– Căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNDN sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:
“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
…”
Công văn 5180/CTHN-TTHT Cục thuế TP Hà Nội:
Trường hợp Công ty thỏa thuận với khách hàng, nhà cung cấp nước ngoài sử dụng chứng từ điện tử (hợp đồng điện tử, văn bản điện tử…) trong các giao dịch, nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, Nghị định số 165/2018/NĐ-CP, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành, phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC nêu trên thì được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.