Tùy vào nhu cầu, tình hình hoạt động mà doanh nghiệp có nhiều khoản thu hộ, chi hộ cho khách hàng. Vậy, khi doanh nghiệp thực hiện thu hộ, chi hộ cần lưu ý những vấn đề gì.
- Những trường hợp thu hộ, chi hộ
Thu hộ/chi hộ là việc doanh nghiệp đứng ra để thu tiền/chi tiền thay cho một tổ chức, cá nhân nào đó và khoản tiền thu hộ/chi hộ này không hề liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc thực hiện thu hộ, chi hộ cần được thể hiện trên một văn bản cụ thể như hợp đồng ủy quyền, văn bản ủy quyền,… Đây là cơ sở, căn cứ để xác minh cho việc thu hộ, chi hộ cũng như thuận tiện cho quá trình giải trình sau này (nếu có).
- Hóa đơn
Căn cứ theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ sau đây:
Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Như vậy, trường hợp công ty có sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, công ty phải lập hóa đơn để giao cho người mua trong các trường hợp trên.
Trong quy định trên không có nhắc đến hoạt động thu hộ, chi hộ, có thể tham khảo thêm tại Công văn 79071/CT-TTHT năm 2016 hướng dẫn như sau:
Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty ký hợp đồng khoan thăm dò mỏ than với các đơn vị thuộc Tập đoàn than khoáng sản Việt Nam (Chủ đầu tư), trong hợp đồng có quy định giá trị đền bù hoa màu, giải phóng mặt bằng (không thu hồi đất) để phục vụ công tác thi công khoan thăm dò mỏ than, khoản chi phí này là trách nhiệm của chủ đầu tư, Công ty có trách nhiệm chi trả hộ, trong hồ sơ chi trả đền bù hoa màu cho người dân có xác nhận của bốn (04) bên (chủ đầu tư; đơn vị thi công; UBND xã, phường; người nhận đền bù) thì khoản tiền này thuộc đối tượng không phải kê khai tính nộp thuế. Công ty không lập hóa đơn GTGT mà sử dụng chứng từ thu chi theo quy định.
Theo hướng dẫn trên thì hoạt động thu hộ, chi hộ không thuộc hoạt động kinh doanh thì công ty không cần lập hóa đơn giá trị gia tăng mà sử dụng chứng từ thu chi theo quy định.
Để chắc chắn hơn chị nên liên hệ cơ quan thuế có thẩm quyền để được hướng dẫn cụ thể.
- Thuế GTGT
Theo quy định tại điểm d khoản 7 Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định như sau:
Các trường hợp không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT
Cơ sở kinh doanh không phải kê khai, nộp thuế trong các trường hợp sau:
d) Các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của cơ sở kinh doanh.
Ngoài ra, đối với khoản chi hộ từ 20 triệu đồng trở lên doanh nghiệp không được nhận lại tiền chi hộ bằng tiền mặt.
Căn cứ theo quy định tại Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, không loại trừ điều kiện thanh toán bằng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với các khoản nhờ chi hộ.
Theo đó, nếu mức chi phí nhờ chi hộ từ 20 triệu đồng trở lên thì doanh nghiệp nhờ chi hộ khi hoàn trả tiền cho bên chi hộ phải thực hiện thanh toán bằng chứng từ thanh toán, không được hoàn trả tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác…
Như vậy, đối với các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của công ty thì không phải kê khai, tính nộp thuế giá trị gia tăng theo quy định tại điểm d khoản 7 Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC.
Kết luận: Khi doanh nghiệp phát sinh các khoản thu hộ, chi hộ theo ủy quyền hoặc theo hợp đồng thu hộ, chi hộ giữa 02 bên thì:
– Doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT khi thu hộ nhưng khoản thu này không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT vì không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp lập phiếu chi khi trả tiền thu hộ.
– Doanh nghiệp không phải lập hóa đơn GTGT khi chi hộ và thu lại tiền chi hộ. Những chi phí chi hộ này không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty nên công ty không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trường hợp khoản chi hộ mà hóa đơn mang tên công ty chi hộ thì khi thu lại tiền chi hộ phải xuất hóa đơn GTGT và tính thuế GTGT.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: