Bên bán và bên mua sẽ kê khai như thế nào khi hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau?
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”
Theo Khoản 9, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn:
“9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.”
Hay hướng dẫn của công văn số: 1492/CTBNI-TTHT ngày 10/05/2022 hướng dẫn như sau:
“Trường hợp, sau khi lập hóa đơn đúng thời điểm và đầy đủ, đúng nội dung, định dạng, thông tin đăng ký như quy định ở trên, ngoài các nguyên nhân, lý do bất khả kháng mà thời điểm Công ty thực hiện ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì đề nghị Công ty khắc phục ngay tình trạng này đảm bảo ngay lập hóa đơn phải trùng với ngày ký số trên hóa đơn và gửi hóa đơn đã ký số đến cơ quan thuế để cấp mã và có trách nhiệm giao ngay hóa đơn sau khi được cấp mã cho người mua để làm căn cứ kê khai thuế, tính chi phí và hạch toán kế toán theo theo quy định.
Theo quan điểm của Cục thuế TPHCM và Tổng cục thuế trong các đợt tuyên truyền có hướng dẫn:
Theo pháp luật về thuế GTGT thì hóa đơn hợp pháp để được khấu trừ thuế GTGT. Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đầy đủ, đúng các nội dung hình thức bắt buộc theo quy định. Chính vì vậy, đối với người mua thì thời điểm hóa đơn có đầy đủ chữ ký của người bán mới là hóa đơn hợp pháp để kê khai khấu trừ thuế GTGT. Tương ứng với thời điểm ký số là thời điểm đầy đủ các nội dung về hình thức hóa đơn.
Hướng dẫn kê khai thuế GTGT cho hóa đơn có ngày lập khác ngày ký số:
“Căn cứ quy định tại Điều 14 Luật thuế giá trị gia tăng 2008;
Căn cứ Điều 5, điểm a khoản 2 Điều 9 Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ;
Căn cứ Điều 8, khoản 1 Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật thuế giá trị gia tăng và Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ ;
Căn cứ khoản 7 Điều 3, Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;
Căn cứ quy định tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 7/10/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế Ban hành Quy định về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện từ và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế;
Công văn 1586/TCT-CS ban hành ngày 04/05/2023 hợp hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì nếu thời điểm ký số trên hóa đơn phát sinh cùng thời điểm hoặc sau thời điểm lập hóa đơn thì hóa đơn điện tử đã lập vẫn được xác định là hóa đơn hợp lệ:
– Người bán thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo thời điểm lập hóa đơn;
– Người mua thực hiện kê khai thuế tại thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định số
123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.”
Như vậy, trường hợp hóa đơn có ngày lập khác ngày ký thì thực hiện kê khai như sau:
* Bên bán: kê khai theo ngày lập (thời điểm lập hóa đơn theo quy định)
* Bên mua: kê khai vào ngày ký (ngày hóa đơn đầy đủ, toàn vẹn thông tin về nội dung, hình thức hóa đơn theo quy định)