Hàng tháng, doanh nghiệp phải tính và trả lương cho người lao động. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương thực tế là một công việc cực kỳ quan trọng và cũng rất nhạy cảm vì nó liên quan trực tiếp đến sự gắn kết giữa doanh nghiệp và người lao động.
- Tài khoản kế toán hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1. Hạch toán lương – Tài khoản 334 phải trả người lao động
Tài khoản 334 được sử dụng để phản ánh các khoản phải trả cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản này của doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản 334 cũng tương tự như các tài khoản kế toán khác, bao gồm bên nợ và bên có, trong đó nội dung phản ánh của hai bên như sau:
Bên Nợ:
Các khoản phải trả đã trả cho người lao động: tiền lương, tiền công, thưởng và các khoản khác.
Các khoản mà doanh nghiệp đã khấu trừ vào tiền lương, công của người lao động.
Kết chuyển tiền công mà người lao động chưa nhận được.
Bên Có:
Tiền lương, tiền công và các khoản thanh toán khác phải trả cho người lao động.
Số dư bên Có: các khoản còn phải trả người lao động của doanh nghiệp.
1.2. Hạch toán các khoản trích theo lương – Tài khoản 338 phải trả phải nộp khác
Tài khoản 338 được sử dụng để phản ánh tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với các khoản phải trả, phải nộp cho các tổ chức xã hội, trong đó có các khoản trích theo lương gồm: kinh phí công đoàn, về bảo hiểm xã hội, về bảo hiểm y tế và về các khoản trích theo lương, khấu trừ vào lương…
Kết cấu của tài khoản 338 cũng tương tự như các tài khoản kế toán khác, bao gồm bên nợ và bên có, trong đó nội dung phản ánh của hai bên như sau:
Bên Nợ:
Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT.. phải nộp cho cơ quan quản lý/phải trả cho người lao động
Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT.. phải trả cho người lao động
Bên Có:
Trích KPCĐ, BHXH, BHYT.. tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, khấu trừ vào lương của người lao động
Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT.. được nhà nước cấp bù
Phản ánh giá trị tài sản thừa chờ xử lý
Các khoản phải trả khác
Số dư bên nợ: Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán.
Số dư bên có: Số tiền còn phải trả, phải nộp, giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
Đây là hai tài khoản kế toán chính được sử dụng để thực hiện hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.
- Nguyên tắc hạch toán tiền toán lương và các khoản trích theo lương
Lương của bộ phận nào thì được hạch toán tương ứng vào chi phí của bộ phận đó. Ví dụ:
Lương của nhân viên mua hàng hạch toán vào TK 641 – chi phí bán hàng
Lương của ban giám đốc hạch toán vào TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
Lương của nhân công bộ phận sản xuất hạch toán vào TK 622
Lương của quản lý phân xưởng sản xuất hạch toán vào TK 627 – chi phí sản xuất chung
Các khoản trích theo lương gồm 2 phần: phần 1 do doanh nghiệp chịu, tính vào chi phí của bộ phận tương ứng; phần 2 do người lao động chịu, DN nộp thay và trừ vào lương phải trả cho người lao động.
Kế toán cần luôn cập nhật tỉ lệ các khoản trích theo lương mới nhất để áp dụng đúng cho doanh nghiệp
- Hướng dẫn hạch toán chi phí lương và hạch toán bảo hiểm xã hội theo TT200 và TT133
3.1. Hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 154, 642 (Theo TT 133)
Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642
Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
3.2. Hạch toán các khoản Bảo hiểm trích theo lương
Trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào chi phí của doanh nghiệp, kế toán viên ghi:
Nợ TK 154, 241, 622, 623, 627, 641, 642 …: Tiền lương tham gia BHXH x Tổng tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ
Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích BHXH
Có TK 3384 – Bảo hiểm y tế: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích BHYT
Có TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – bảo hiểm tự nguyện: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích BHTN
Có TK 3382 – KPCĐ: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích KPCĐ
Trích khoản Bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Tiền lương tham gia BHXH x 10,5%
Có TK 3383 – BHXH: Tiền lương tham gia BHXH x 8%
Có TK 3384 – BHYT: Tiền lương tham gia BHXH x 1,5%
Có TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – BHTN: Tiền lương tham gia BHXH x 1%
Khi doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm vào cơ quan nhà nước có thẩm quyền, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 3383 – BHXH: Số tiền đã trích BHXH (Tiền lương tham gia BHXH x 25%)
Nợ TK 3384 – BHYT : Số tiền đã trích BHYT (Tiền lương tham gia BHXH x 4,5%)
Nợ TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – BHTN: Số tiền đã trích BHTN (Tiền lương tham gia BHXH x 2%)
Nợ TK 3382 – KPCĐ: Số tiền đóng kinh phí công đoàn (Tiền lương tham gia BHXH x 2%)
Có TK 1111, 1121: Tổng phải nộp (Tiền lương tham gia BHXH x 34%)
Kế toán cần lưu ý nộp các khoản bảo hiểm đúng hạn, nếu không doanh nghiệp sẽ phải chịu thêm khoản tiền chậm nộp BHXH, gây lãng phí cho DN.
3.3 Hạch toán thuế TNCN phải nộp (nếu có)
Khi doanh nghiệp trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của người lao động, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Tổng số thuế TNCN khấu trừ
Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân: Số thuế TNCN khấu trừ
Khi doanh nghiệp nộp tiền thuế TNCN, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 3335 – Thuế TNCN: số thuế TNCN đã nộp
Có TK 111, 112: số thuế TNCN đã nộp.
3.4 Hạch toán chi phí lương (hoặc nhân viên ứng trước tiền lương):
Khi doanh nghiệp thanh toán tiền lương hoặc ứng trước tiền lương cho người lao động, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Số tiền đã trả người lao động
Có TK 111, 112: Số tiền đã trả người lao động
Nếu doanh nghiệp trả lương cho người lao bằng hàng hóa, sản phẩm:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)
Có TK 5118 – Doanh thu khác (Giá bán chưa có thuế GTGT).
hoặc:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 5118 – Doanh thu khác (Giá thanh toán)
Nếu doanh nghiệp trả lương cho người lao bằng quỹ khen thưởng, kế toán ghi nhận::
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Có TK 334 – Phải trả người lao động
Khi xuất quỹ chi tiền thưởng, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có các TK 111, 112, . . .
3.5 Hạch toán bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn,. . .) phải trả cho nhân viên
Hạch toán BHXH – Hạch toán tiền ốm đau thai sản phải trả nhân viên, kế toán viên ghi nhận:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Có TK 334 – Phải trả người lao động.
Khi nhận được tiền của cơ quan BHXH trả cho doanh nghiệp, kế toán viên ghi nhận:
Nợ TK 111, 112: Khoản nhận về từ cơ quan BHXH
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Khi trả tiền chế độ BHXH cho nhân viên (thai sản, ốm đau, tai nạn …), kế toán viên ghi nhận:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 111, 112
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: