Khi lập hóa đơn phải ghi chính xác các nội dung trên hóa đơn. Để tránh sai sót khi lập hóa đơn, dưới đây là quy định về ký hiệu và hướng dẫn ghi thông tin bắt buộc trên hóa đơn.
Cách ghi thông tin bắt buộc trên hóa đơn
Theo phụ lục 01 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn ký hiệu và ghi thông tin bắt buộc trên hóa đơn như sau:
1 – Các loại hóa đơn
Hóa đơn gồm:
– Hóa đơn giá trị gia tăng;
– Hóa đơn bán hàng;
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
– Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý;
– Tem; vé; thẻ.
2 – Ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu hóa đơn)
Ký hiệu mẫu số hóa đơn có 11 ký tự, cụ thể:
– 02 ký tự đầu thể hiện loại hóa đơn.
– Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn.
– 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn.
– 01 ký tự tiếp theo là “/” để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
– 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
Bảng ký hiệu 06 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:
| STT | Loại hóa đơn | Mẫu số |
| 1 | Hóa đơn giá trị gia tăng. | 01GTKT |
| 2 | Hóa đơn bán hàng. | 02GTTT |
| 3 | Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan). | 07KPTQ |
| 4 | Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm:
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ; – Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý. |
03XKNB
04HGDL |
Ví dụ: Ký hiệu 01GTKT2/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn giá trị gia tăng 2 liên.
– Số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn thay đổi khi có một trong các tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành thay đổi như: Một trong các nội dung bắt buộc; kích thước của hóa đơn; nhu cầu sử dụng hóa đơn đến từng bộ phận sử dụng nhằm phục vụ công tác quản lý…
– Đối với tem, vé, thẻ: Bắt buộc ghi 03 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.
Cụ thể:
+ Ký hiệu 01/: Đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng.
+ Ký hiệu 02/: Đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.
3 – Ký hiệu hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn có 06 ký tự đối với hóa đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 08 ký tự đối với hóa đơn do Cục Thuế phát hành.
– 02 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.
Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;
– 03 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn.
– Năm tạo hóa đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm;
– Ký hiệu của hình thức hóa đơn: Sử dụng 3 ký hiệu sau:
+ E: Hóa đơn điện tử,
+ T: Hóa đơn tự in,
+ P: Hóa đơn đặt in;
– Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/).
Ví dụ:
– AA/19E: Trong đó AA là ký hiệu hóa đơn; 19 là hóa đơn tạo năm 2019; E là ký hiệu hóa đơn điện tử;
– AB/18T: Trong đó AB là ký hiệu hóa đơn; 18 là hóa đơn tạo năm 2018; T là ký hiệu hóa đơn tự in;
– AA/19P: Trong đó AA là ký hiệu hóa đơn; 19 là hóa đơn tạo năm 2019; P là ký hiệu hóa đơn đặt in.
Để phân biệt hóa đơn đặt in của các Cục Thuế và hóa đơn của các tổ chức, cá nhân, hóa đơn do Cục Thuế in, phát hành thêm 02 ký tự đầu ký hiệu (gọi là mã hóa đơn do Cục Thuế in, phát hành).
4 – Số thứ tự hóa đơn
Số thứ tự hóa đơn ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn, bao gồm 07 chữ số (do doanh nghiệp quy định khi lập hóa đơn theo thứ tự tăng dần).
5 – Liên hóa đơn
Mỗi số hóa đơn phải có từ 02 liên trở lên và tối đa không quá 09 liên, trong đó 02 liên bắt buộc:
– Liên 1: Lưu;
– Liên 2: Giao cho người mua.
Các liên từ liên thứ 03 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định.
6 – Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung cấp phần mền tự in hóa đơn
– Được đặt ở dưới cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn.
Theo LuatVietnam.vn