Việc xác định sai chi phí không được trừ là chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN là nỗi lo của rất nhiều doanh nghiệp và kế toán khi thanh kiểm tra quyết toán thuế. Để hiểu rõ hơn về chi phí không được trừ, các bạn hãy tham khảo một số ví dụ chi phí không được trừ thường gặp ở các doanh nghiệp giúp các bạn kế toán dễ dàng tra cứu, áp dụng với trường hợp cụ thể tại doanh nghiệp mình.
- Quy định về chi phí được trừ
Theo khoản 1 điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC:
- Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Lưu ý: Chi tiết hướng dẫn liên quan đến chứng thanh toán không dùng tiền mặt, kế toán tham khảo quy định tại khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 219/2013/TT-BTC) và Điều 1 của Thông tư 173/2016/TT-BTC.
- Có phải tất cả các chi phí kế toán đều là chi phí được trừ không?
Không phải tất cả các chi phí ghi nhận trên sổ sách kế toán đều là chi phí được trừ vì:
Chi phí ghi nhận trên sổ sách kế toán tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán hiện hành.
Chi phí được trừ hay chi phí không được trừ khi xác định thuế TNDN tuân thủ theo hướng dẫn của pháp luật về thuế (Luật thuế, Nghị định và các Thông tư thuế hướng dẫn liên quan).
Do vậy: CHI PHÍ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ là các chi phí kế toán không đủ điều kiện là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định của Pháp luật thuế.
Như vậy: Với các chi phí không được trừ, kế toán cần chú ý:
Các trường hợp đã chắc chắn là chi phí không được trừ (như chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, các khoản chi không đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt…) kế toán cần chủ động loại ra và kê khai vào chỉ tiêu B4-Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trên tờ khai Quyết toán thuế TNDN.
Trường hợp doanh nghiệp chưa tập hợp điền vào chỉ tiêu B4, khi cơ quan thuế kiểm tra sẽ là chi phí bị loại sau quyết toán thuế, có thể dẫn đến doanh nghiệp phải chịu các khoản phạt thuế TNDN và phạt chậm nộp (nếu có).
Lưu ý: Trên thực tế, nhiều kế toán do không nắm rõ bản chất và sự khác nhau giữa chi phí ghi nhận theo nguyên tắc kế toán và chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN theo quy định của pháp luật thuế nên có thể “để ngoài” sổ sách kế toán các khoản chi phí thực tế của doanh nghiệp nhưng không phải là chi phí được trừ. Việc này khiến số liệu Báo cáo tài chính của doanh nghiệp bị sai về bản chất kế toán và dần dẫn đến những rủi ro trong quản trị công tác kế toán và các rủi ro khác của doanh nghiệp.
- Các ví dụ về chi phí không được trừ thường gặp ở các doanh nghiệp
3.1 Chi phí khấu hao tài sản cố định
– Khấu hao ô tô vượt trên mức nguyên giá 1.6 tỷ đồng
“Không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế: Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô); phần trích khấu hao đối với tài sản cố định là tàu bay dân dụng, du thuyền không sử dụng kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn”.
3.2 Chi phí lương thưởng và các khoản khác cho người lao động
– Chi thưởng nhưng không có văn bản, quy chế quy định điều kiện hưởng, mức hưởng
“Các Khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty”.
– Tiền lương tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ Công ty TNHH Một thành viên
“Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh”.
– Chi trang phục bằng tiền vượt quá 5 triệu đồng/người/năm
“Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.
Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.”
3.3 Chi phí lãi vay
– Chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn góp thiếu
“Chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ (đối với doanh nghiệp tư nhân là vốn đầu tư) đã đăng ký còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp kể cả trường hợp doanh nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh.”
3.4 Các khoản phạt vi phạm hành chính
– Phạt vi phạm hành chính về thuế
“Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật”.
3.5 Khoản chi không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng
– Các hóa đơn cùng ngày và cùng nhà cung cấp tổng trên 20 triệu nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
3.6 Chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
– Chi phí chơi gôn của Giám đốc
“Các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác; Các khoản chi đã được chi từ quỹ phát triển khoa học và công nghệ của doanh nghiệp; Chi phí mua thẻ hội viên sân gôn, chi phí chơi gôn”.
Trên đây chỉ là một số ví dụ thường gặp trong thực tế, chi tiết các quy định về thuế liên quan đến chi phí được trừ và không được trừ kế toán cần cập nhật trong các thông tư hướng dẫn liên quan đến thuế TNDN đã được đề cập ở đầu bài.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: