Biên lai giấy là chứng từ do tổ chức thu lập khi thực hiện thu các khoản lệ phí, tiền phí thuộc ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật. Việc tạo biên lai giấy theo hình thức biên lai giấy theo quy định của pháp luật có những nguyên tắc nào?
- Nguyên tắc tạo biên lai
Nguyên tắc tạo biên lai được quy định tại Điều 35 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:
Cục Thuế tạo biên lai theo hình thức đặt in (không in sẵn mệnh giá) bán cho các tổ chức thu theo giá đảo bảo bù đắp được chi phí in ấn và phát hành. Trong trường hợp đặt in biên lai, tổ chức thu phải lựa chọn bên cung cấp đủ điều kiện in theo quy định để ký hợp đồng.
Trong trường hợp tự in biên lai, tổ chức thu phải đáp ứng các điều kiện sau:
– Có đầy đủ hệ thống thiết bị đảm bảo cho việc in và lập biên lai thu phí và lệ phí;
– Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật kế toán và có phần mềm tự in biên lai đảm bảo dữ liệu được chuyển vào phần mềm kế toán để tiến hành kê khai.
Lưu ý:
Hệ thống tự in biên lai phải đảm bảo một số nguyên tắc như sau:
Thứ nhất, tự động đánh số thứ tự trên biên lai, mỗi liên chỉ được in 1 lần. In từ lần 2 trở đi phải thể hiện là bản sao;
Thứ hai, phần mềm in biên lai phải đảm bảo tính bảo mật thông qua việc phân quyền người dùng. Nếu tổ chức thu mua phần mềm của các bên cung cấp phần mềm thì phải cân nhắc nên lựa chọn tổ chức đảm bảo đủ điều kiện cung cấp phần mềm theo quy định của pháp luật;
Thứ ba, biên lai tự in chưa lập phải lưu trữ trên hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin;
Thứ tư, biên lai tự in đã lập phải lưu trữ bảo mật trên hệ thống máy tính và đảm bảo nội dung có thể truy cập, kết xuất, in ra khi cần tham chiếu.
- Thông báo phát hành biên lai đặt in, tự in
Căn cứ theo Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thông báo phát hành biên lai đặt in, tự in được quy định như sau:
– Tổ chức thu trước khi sử dụng biên lai giấy phải lập thông báo phát hành biên lai và gửi cơ quan Thuế quản lý trực tiếp theo phương thức điện tử;
– Phát hành biên lai của cơ quan Thuế quy định.
Biên lai do Cục thuế đặt in trước khi bán lần đầu phải lập thông báo phát hành biên lai. Thông báo được gửi đến tất cả các cục Thuế trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày lập thông báo và trước khi bán. Biên lai được phát hành phải đảm bảo không được trùng số biên lai trong cùng ký hiệu.
Bên cạnh đó, tại Khoản 3 Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng quy định về nội dung thông báo phát hành biên lai giấy tự in, đặt in như sau:
– Văn bản pháp luật quy định rõ về chức năng, nhiệm vụ cùng quyền hạn công việc quản lý Nhà nước phải thu phí;
– Tên, MST, địa chỉ của tổ chức thu hoặc Cơ quan được ủy quyền thu;
– Các loại biên lai được sử dụng;
– Ngày bắt đầu sử dụng biên lai;
– Tên, MST, địa chỉ của tổ chức nhận in hoặc tên, MST của tổ chức cung cấp phần mềm tự in biên lai (nếu có);
– Ngày lập thông báo phát hành biên lai, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của tổ chức thu.
Trong trường hợp có sự thay đổi về nội dung trong biên lai (kể cả nội dung bắt buộc và không bắt buộc), tổ chức thu phải gửi thông báo phát hành biên lai mới. Trừ một số trường hợp được quy định tại Điểm d Khoản 3 Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Quy định về lập và ủy nhiệm biên lai
3.1. Quy định về lập biên lai theo Nghị định 123
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 37 Nghị định 123/2022/NĐ-CP, khi lập biên lai cần đảm bảo nội dung, hình thức trình bày như sau:
– Lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn, đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
– Nội dung giữa các liên phải khớp nhau. Trong trường hợp ghi sai, người thu không được xé biên lai hoặc nếu đã xé phải kèm theo tờ biên lai đã ghi sai;
– Tổ chức thu phải đóng dấu vào góc trên bên trái liên 2 – liên giao cho người nộp.
Lập biên lai giấy theo Khoản 1 Điều trên, để đảm bảo tính hợp pháp của biên lai.
3.2. Quy định về ủy nhiệm lập biên lai theo Nghị định 123
Căn cứ theo Khoản 3 Điều 37 Nghị định trên, hình thức ủy nhiệm biên lai được quy định cụ thể:
Tổ chức thu ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai phải theo hình thức văn bản và đồng thời gửi thông báo cho cơ quan Thuế quản lý hai bên (bên được ủy nhiệm và bên ủy nhiệm) theo Mẫu số 01/UN-BLG Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định này.
Thời gian gửi thông báo chậm nhất là 01 ngày, kể từ trước khi bên được ủy nhiệm lập biên lai giấy.
- Báo cáo tình hình sử dụng biên lai
Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng biên lai giấy đặt in, tự in được nêu tại Điều 38 Nghị định 123, cụ thể:
– Tổ chức thu có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai hàng quý. Thời gian nộp báo cáo chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý sử dụng biên lai;
– Nội dung báo cáo gồm tên đơn vị, MST (nếu có), địa chỉ, tên của loại biên lai, ký hiệu, số tồn đầu kỳ, mua phát hành trong kỳ, số sử dụng, xóa bỏ, mất hay hủy trong kỳ, tồn cuối kỳ.
Nếu trong kỳ không sử dụng biên lai, tạo Báo cáo sử dụng biên lai phải ghi số lượng biên lai sử dụng bằng 0.
Trong trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết biên lai và đã báo cáo tình hình sử dụng biên lai kỳ trước với số tồn bằng 0, trong kỳ không thông báo pháp hành biên lai thu tiền, không sử dụng biên lai thì tổ chức thu không phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng biên lai.
Trong trường hợp tổ chức thu ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai thì tổ chức thu vẫn phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng biên lai.
– Tổ chức thu có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai khi giải thể, chia tách, sáp nhập hoặc chuyển đổi sở hữu cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán.
Báo cáo tình hình sử dụng biên lai được trình bình theo Mẫu số BC26/BLĐT hoặc mẫu số BC26/BG Phục lục IA được ban hành kèm theo Nghị định 123.
- Trường hợp tiêu hủy biên lai
Dưới đây là các trường hợp tiêu hủy biên lai theo quy định tại Khoản 1 Điều 39 Nghị định 123, bao gồm:
(1) Biên lai đặt in, tự in bị sai, in trùng hoặc in thừa phải được tiêu hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in biên lai;
(2) Các loại biên lai đã lập của các đơn vị kế toán được tiêu hủy theo quy định của pháp luật về kế toán;
(3) Tổ chức thu có biên lai không tiếp tục sử dụng phải tiến hành tiêu hủy;
(4) Các loại biên lai chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án, thì không được tiêu hủy mà phải xử lý theo quy định của pháp luật.
Thời hạn tiêu hủy biên lai chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Trên đây là nội dung liên quan đến biên lai giấy theo hình thức đặt in, tự in. Hiểu rõ về quy định về biên lai giấy là điều cần thiết đối với các tổ chức thu, cơ quan, doanh nghiệp/tổ chức thu phí, lệ phí thuộc ngân sách Nhà nước.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: