Phiếu xuất kho là một mẫu phiếu quan trọng trong quá trình quản lý hàng hóa và xuất kho của doanh nghiệp. Vậy phiếu xuất kho có bắt buộc phải đóng dấu không?
- Phiếu xuất kho là gì?
Hiện nay, Pháp luật chưa có định nghĩa chính xác về phiếu xuất kho. Có thể hiểu phiếu xuất kho là mẫu phiếu ghi lại thông tin về số lượng nguyên, vật liệu, sản phẩm, hàng hóa được xuất từ trong kho của doanh nghiệp, công ty, cơ quan nhà nước.
Phiếu xuất kho được dùng để:
– Sử dụng phiếu xuất kho sẽ giúp quản lý, theo dõi số lượng hàng hóa, vật tư, nguyên liệu khi xuất kho để kế toán hạch toán chi phí sản xuất, kinh doanh. Từ đó là cơ sở tính được giá thành của sản phẩm, dịch vụ.
– Việc ghi chép phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp theo dõi việc quản lý biến động hàng hóa trong kho để có những điều chỉnh, bổ sung về số lượng cho hợp lý.
– Phiếu xuất kho là căn cứ để đánh giá tình hình kinh doanh, buôn bán hàng hóa của các doanh nghiệp.
Phiếu xuất kho cần phải đảm bảo tính chính xác, khách quan để tạo thuận lợi cho kế toán đối chiếu với hóa đơn, chứng từ.
Một phiếu xuất kho sẽ được lập và có thể ghi chép cho nhiều loại hàng hóa, vật tư, trang thiết bị… trong kho chuyển kho người nhận, người mua.
- Phiếu xuất kho có bắt buộc phải đóng dấu không?
Việc lập và ký đóng dấu phiếu xuất kho cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật trên mẫu phiếu xuất kho theo thông tin dưới đây:
– Góc bên trái của phiếu xuất kho ghi rõ tên đơn vị hoặc đóng dấu của đơn vị, bộ phận kho.
– Phiếu xuất kho có thể lập cho một hoặc cùng lúc nhiều loại vật tư, sản phẩm, trang thiết bị cùng kho cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc sử dụng cho cùng một mục đích.
– Phiếu xuất kho ghi rõ: Họ tên người nhận, số ngày tháng năm lập phiếu, lý do xuất kho, địa điểm kho xuất.
– Bảng gồm các cột A, B, C, D ghi rõ: STT, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã ký hiệu, đơn vị tính của vật tư, sản phẩm, hàng hóa, trang thiết bị.
– Cột 1 ghi số lượng vật tư theo yêu cầu của người xuất kho
– Cột 2 thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu)
– Cột 3, 4 ghi đơn giá (tùy theo hạch toán của doanh nghiệp), tính thành tiền của từng loại. (Cột 4 = Cột 2 x Cột 3)
– Dòng cộng ghi tổng số tiền của tất cả các vật tư đã xuất kho
– Dòng tổng số tiền viết bằng chữ: ghi rõ số tiền bằng chữ trên phiếu
– Phiếu xuất kho do kế toán kho, bộ phận quản lý lập thành 3 liên. Sau khi lập sẽ chuyển cho giám đốc hoặc người có ủy quyền kiểm duyệt rồi giao cho thủ kho để xuất hàng.
Thủ kho căn cứ theo số lượng xuất, điền số lượng xuất thực tế vào cột 2 và ký nhận tên vào phiếu xuất
+ Liên 1 của phiếu xuất kho sẽ được lưu ở bộ phận lập phiếu.
+ Liên 2 được thủ kho ghi giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển lại cho bộ phận kế toán để ghi vào cột 3,4 và sổ kế toán.
+ Liên 3 được người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
- Quy định về cách đóng dấu theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Đóng dấu chữ ký
Căn cứ theo Điều 32, 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 quy định:
– Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản.
– Dấu được đóng sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng dấu trước khi chưa có chữ ký của người có thẩm quyền.
– Đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng trùm lên ⅓ chữ ký về phía bên trái
– Đóng dấu rõ ràng, đúng chiều, dùng mực màu đỏ theo quy định.
Đóng dấu treo
Căn cứ theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 quy định
– Cách đóng dấu treo do người đứng đầu cơ quan tổ chức quy định. Thông thường sẽ được đóng ở đầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục kèm theo văn bản chính.
– Đóng dấu treo không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
Đóng dấu giáp lai
Căn cứ theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020
– Đóng dấu giáp lai là đóng vào khoảng mép phải của văn bản hay phụ lục, bao trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.
– Tùy theo từng Bộ, ngành mà có quy định về cách thức đóng dấu giáp lai khác nhau.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: