Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thực hiện thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách Nhà nước, bao gồm: biên lai đặt in, tự in và biên lai điện tử. Dưới đây là tổng hợp một số quy định về thủ tục thông báo phát hành biên lai đặt in, tự in.
- Nguyên tắc tạo biên lai?
Căn cứ tại Điều 35 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2022), quy định về nguyên tắc tạo biên lai, cụ thể như sau:
– Cục Thuế tạo biên lai theo hình thức đặt in (loại không in sẵn mệnh giá) được bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí theo giá đảm bảo bù đắp chi phí in ấn, phát hành.
– Trường hợp đặt in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí lựa chọn tổ chức đủ điều kiện in theo quy định để ký hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí.
– Trường hợp tự in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí phải đáp ứng các điều kiện sau:
+ Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in) đảm bảo cho việc in và lập biên lai khi thu tiền phí, lệ phí.
+ Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in biên lai đảm bảo dữ liệu của biên lai chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán để kê khai theo quy định.
Hệ thống tự in phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
++ Việc đánh số thứ tự trên biên lai được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số biên lai chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).
++ Phần mềm ứng dụng để in biên lai phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.
Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí mua phần mềm của các tổ chức cung ứng phần mềm tự in thì phải lựa chọn tổ chức đủ tiêu chuẩn, đủ điều kiện cung ứng phần mềm theo quy định.
++ Biên lai tự in chưa lập phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.
++ Biên lai tự in đã lập được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin và nội dung biên lai phải đảm bảo có thể truy cập, kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu.
- Quy định thông báo phát hành biên lai của Cơ quan thuế
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 36, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức thu phí, lệ phí phải lập thông báo phát hành biên lai (theo phương thức điện tử) và gửi đến Cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi sử dụng biên lai đặt in, tự in.
Ngoài ra, Khoản 2, Điều 36, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ ràng về việc phát hành biên lai của Cơ quan thuế như sau:
– Biên lai do Cục thuế đặt in phải lập thông báo phát hành biên lai trước khi bán lần đầu. Thông báo phát hành biên lai phải được gửi đến tất cả các cục thuế trên cả nước trong 10 ngày làm việc kể từ ngày lập thông báo phát hành và trước khi bán ra. Lưu ý: Không được trùng số biên lai trong cùng ký hiệu khi phát hành biên lai.
– Trong trường hợp Cục thuế đã đăng tải Thông báo phát hành biên lai lên Trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế thì không cần gửi thông báo phát hành biên lai đến các Cục thuế khác.
– Nếu có sự thay đổi về nội dung thông báo đã phát hành, Cục thuế phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành biên lai mới.
- Nội dung thông báo phát hành biên lai đặt in, tự in
Nội dung thông báo phát hành biên lai đặt in, tự in được quy định tại Khoản 3, Điều 36, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
– Văn bản pháp luật quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công việc quản lý Nhà nước có thu phí, lệ phí.
– Tên, MST, địa chỉ của tổ chức thu phí, lệ phí hoặc Cơ quan được ủy quyền thu phí, lệ phí hoặc được ủy nhiệm lập biên lai thu phí, lệ phí.
– Các loại biên lai sử dụng (kèm biên lai mẫu). Trong đó, biên lai mẫu là bản in thể hiện đầy đủ, chính xác tiêu thức trên liên biên lai, có số biên lai là dãy số 0, có chữ “Mẫu” được in hoặc đóng dấu trên biên lai.
– Ngày sử dụng.
– Tên, MST, địa chỉ của tổ chức nhận in biên lai (đối với biên lai đặt in) và tên, MST nếu có của tổ chức cung cấp phần mềm tự in biên lai (đối với biên lai tự in).
– Ngày lập thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của tổ chức thu phí, lệ phí.
Trường hợp có sự thay đổi về một hoặc toàn bộ các chỉ tiêu trên, tổ chức thu phí, lệ phí phải gửi thông báo phát hành biên lai mới theo hướng dẫn, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định tại Điểm d, Khoản 3, Điều 36, Nghị định này.
- Thủ tục phát hành biên lai tự in, đặt in
Theo quy định tại Khoản 4, Điều 36, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thủ tục phát hành biên lai tự in, đặt in như sau:
– Thông báo phát hành biên lai và biên lai mẫu phải gửi đến Cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 5 ngày trước khi doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh sử dụng biên lai. Ngoài ra, thông báo phát hành biên lai và biên lai mẫu phải được niêm yết tại tổ chức thu phí, lệ phí và tổ chức được ủy quyền (ủy nhiệm) thu phí, lệ phí trong suốt thời gian sử dụng biên lai.
– Sau khi nhận được thông báo phát hành biên lai của tổ chức thu phí, lệ phí gửi đến, nếu Cơ quan thuế phát hiện thông báo phát hành có sai sót hoặc thiếu nội dung bắt buộc thì trong thời hạn 3 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được thông báo), Cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức thu phí, lệ phí biết. Nhận được thông báo, tổ chức thu phí, lệ phí phải có trách nhiệm điều chỉnh, thay đổi thông tin đảm bảo thông báo phát hành mới theo đúng quy định.
– Khi phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức biên lai so với biên lai đã thông báo phát hành với Cơ quan thuế thì tổ chức thu phí, lệ phí không phải gửi kèm biên lai mẫu.
– Trường hợp biên lai đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết, đã in sẵn tên, địa chỉ của tổ chức thu phí, lệ phí:
+ Nếu có sự thay đổi về tên, địa chỉ nhưng không thay đổi MST và Cơ quan quản lý trực tiếp, nếu tổ chức thu phí, lệ phí vẫn có nhu cầu sử dụng biên lai đã đặt in thì thực hiện như sau: Đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tên, địa chỉ đã in sẵn trên biên lai. Sau đó, gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai đến Cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu 02/ĐCPH-BLG Phụ lục IA, ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
+ Nếu có sự thay đổi về địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi Cơ quan quản lý thuế trực tiếp:
Tổ chức thu phí, lệ phí muốn tiếp tục sử dụng biên lai đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai với Cơ quan thuế nơi chuyển đi, đóng dấu địa chỉ mới lên biên lai; sau đó gửi bảng kê biên lai chưa sử dụng theo Mẫu 02/BK-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông báo điều chỉnh thông tin đến Cơ quan thuế nơi chuyển đến.
Tổ chức thu phí, lệ phí không có nhu cầu sử dụng số biên lai đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện thủ tục hủy biên lai và thông báo kết quả hủy biên lai đến Cơ quan thuế nơi chuyển đi và thông báo phát hành biên lai mới với Cơ quan thuế chuyển đến.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: