Tổng hợp thắc mắc hay gặp về hóa đơn điện tử (Phần 2)

Tiếp nối phần 1, chúng ta cùng tìm hiểu về hóa đơn điện tử thông qua bài viết tổng hợp thắc mắc về hóa đơn điện tử (Phần 2) nhé!

15. Doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn đặt in, muốn sử dụng HĐĐT có được không?

Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn

Ví dụ: Nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó và ngược lại

16. HĐĐT có được đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” như hóa đơn giấy không?

Không (tự ý áp dụng) mà Doanh nghiệp cần Gửi văn bản Cơ quan Thuế xin phép.

Ngoài ra, căn cứ theo Công văn 2296/TCT-DNL ngày 6/6/2019 thì:

Không cần ký số trên HĐĐT nếu:

Người mua không phải là đơn vị kế toán
Người mua là đơn vị kế toán có đầy đủ các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua.

17. Ngày lập khác ngày ký duyệt hóa đơn điện tử – Cần lưu ý gì khi kê khai thuế?

Do đặc thù kinh doanh, hoạt động bán hàng được thực hiện liên tục cả ngày và đêm. Hóa đơn tương ứng được lập và xuất liên tục trên phần mềm hóa đơn điện tử. Người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử vào sau 00h ngày hôm sau => Điều này dẫn đến tình trạng một số hóa đơn có ngày phê duyệt sau ngày lập hóa đơn.

=> Căn cứ ngày lập trên hóa đơn điện tử là ngày xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.

18. Người mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được HĐĐT?

Người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường

19. Có phải lưu trữ HĐĐT không? Thời hạn lưu trữ là bao nhiêu lâu?

Bên bán: Lưu trữ tập trung và cung cấp HĐĐT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
Bên mua: Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm)

20. Bên mua có nhu cầu chuyển đổi HĐĐT sang HĐ giấy thì phải làm gì?

Bên mua liên hệ với bên bán yêu cầu bên bán cấp hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT
Bên bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

21. Đóng dấu trên HĐ chuyển đổi từ HĐĐT

Trường hợp doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn tự in, đặt in, có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy hay không?

=> Không. “Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.”

22. Hóa đơn điện tử đã lập nhưng bị sai sót thì xử lý như thế nào?

a. Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế

Chưa gửi cho người mua

Thông báo về việc hủy hóa đơn đã lập với CQT theo Mẫu số 04 Phụ lục đính kèm NĐ 119