Theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC khi phát hiện hóa đơn có sai sót thì xử lý như sau:
| STT | Thời điểm phát hiện sai sót | Cách xử lý |
| 1 | Lập hóa đơn nhưng chưa giao cho người mua. | – Gạch chéo các liên.
– Lập hóa đơn mới. – Lưu giữ số hóa đơn lập sai. |
| 2 | Lập hóa đơn và đã giao cho người mua nhưng chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ. | – Phải hủy bỏ.
– Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. – Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới. |
| 3 | Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế. | |
| 4 | Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế. | – Người bán và người mua phải lập biên bản.
Hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. – Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót (không phải xuất hóa đơn mới). |
| Lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh (theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC). | ||
Hướng dẫn xử lý cụ thể trong từng trường hợp
Trường hợp 1: Lập hóa đơn nhưng chưa giao cho người mua
Khi lập hóa đơn nhưng chưa giao cho người mua mà phát hiện sai sót thì xử lý theo từng thời điểm như sau:
1 – Chưa xé hóa đơn khỏi quyển hóa đơn
Khi lập hóa đơn mà phát hiện ra sai sót tiêu thức hóa đơn như: Sai mã số thuế, sai số tiền, sai địa chỉ …nhưng chưa xé hóa đơn ra khỏi quyển thì xử lý như sau:
– Gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn lập sai
– Lập hóa đơn mới.
2 – Đã xé hóa đơn ra khỏi quyển nhưng chưa giao cho bên mua
Khi lập hóa đơn mà phát hiện sai sót dù bất kì tiêu thức nào của hóa đơn mà đã xé hóa đơn ra khỏi quyển thì xử lý như sau:
– Gạch chéo các liên của hóa đơn;
– Kẹp hóa đơn vào vị trí cũ (để giải trình sau này).
– Lập hóa đơn mới.
Trường hợp 2. Hóa đơn đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai
Hóa đơn viết sai tiêu thức nào cũng phải xử lý như sau:
– Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai;
– Lập hóa đơn mới (dùng hóa đơn mới để kê khai).
Lưu ý: Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai.
Trường hợp 3: Hóa đơn đã giao và kê khai thuế
1 – Nếu sai sót của hóa đơn nhưng không ảnh hưởng đến tiền thuế
– Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai
+ Nếu sai cao hơn thì các bên lập biên bản điều chỉnh tăng.
+ Nếu sai cao hơn thì các bên lập biên bản điều chỉnh giảm.
– Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…
2 – Nếu sai sót của hóa đơn không ảnh hưởng đến tiền thuế
– Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai
+ Nếu sai cao hơn thì các bên lập biên bản điều chỉnh tăng.
+ Nếu sai thấp hơn thì các bên lập biên bản điều chỉnh giảm.
– Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
+ Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…
+ Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
– Kê khai thuế: Kê khai vào kỳ hiện tại. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.