Tiếp nối phần 1, chúng ta cùng tìm hiểu về hóa đơn điện tử thông qua bài viết tổng hợp thắc mắc về hóa đơn điện tử (Phần 2) nhé!

15. Doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn đặt in, muốn sử dụng HĐĐT có được không?

  • Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
  • Mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn

Ví dụ: Nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó và ngược lại

16. HĐĐT có được đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” như hóa đơn giấy không?

Không (tự ý áp dụng) mà Doanh nghiệp cần Gửi văn bản Cơ quan Thuế xin phép.

Ngoài ra, căn cứ theo Công văn 2296/TCT-DNL ngày 6/6/2019  thì:

Không cần ký số trên HĐĐT nếu:

  • Người mua không phải là đơn vị kế toán
  • Người mua là đơn vị kế toán có đầy đủ các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua.

17. Ngày lập khác ngày ký duyệt hóa đơn điện tử – Cần lưu ý gì khi kê khai thuế?

Do đặc thù kinh doanh, hoạt động bán hàng được thực hiện liên tục cả ngày và đêm. Hóa đơn tương ứng được lập và xuất liên tục trên phần mềm hóa đơn điện tử. Người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử vào sau 00h ngày hôm sau => Điều này dẫn đến tình trạng một số hóa đơn có ngày phê duyệt sau ngày lập hóa đơn.

=> Căn cứ ngày lập trên hóa đơn điện tử là ngày xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.

18. Người mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được HĐĐT?

  • Người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
  • Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường

19. Có phải lưu trữ HĐĐT không? Thời hạn lưu trữ là bao nhiêu lâu?

  • Bên bán: Lưu trữ tập trung và cung cấp HĐĐT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
  • Bên mua: Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)
  • Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm)

20. Bên mua có nhu cầu chuyển đổi HĐĐT sang HĐ giấy thì phải làm gì?

  • Bên mua liên hệ với bên bán yêu cầu bên bán cấp hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT
  • Bên bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
  • Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

21. Đóng dấu trên HĐ chuyển đổi từ HĐĐT

Trường hợp doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn tự in, đặt in, có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy hay không?

=> Không. “Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.”

22. Hóa đơn điện tử đã lập nhưng bị sai sót thì xử lý như thế nào?

a. Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế

Chưa gửi cho người mua Thông báo về việc hủy hóa đơn đã lập với CQT theo Mẫu số 04 Phụ lục đính kèm NĐ 119

Lập hóa đơn điện tử mới thay thế

Đã gửi cho người mua Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót.

Thông báo về việc hủy hóa đơn với CQT theo Mẫu số 04

Lập hóa đơn điện tử mới thay thế

Cơ quan Thuế phát hiện sai sót Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót.

Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 về việc hủy hóa đơn.

Lập hóa đơn điện tử mới thay thế

b. Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế

Đã lập và gửi cho người mua Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót.

Thông báo về việc hủy hóa đơn với CQT theo Mẫu số 04

Lập hóa đơn điện tử mới thay thế

Cơ quan Thuế phát hiện sai sót Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót.

Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 về việc hủy hóa đơn.

Lập hóa đơn điện tử mới thay thế

23. Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ?

  • Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
    Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
  • Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

24. Phân biệt hóa đơn điện tử hợp pháp và bất hợp pháp?

Hóa đơn điện tử hợp pháp

Hóa đơn điện tử bất hợp pháp

Đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

– Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin

– Hóa đơn điện tử đáp ứng các quy định tại Điều 6,7,8 của Nghị định 119

– Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc tại khoản 5 Điều 3 Nghị định 119

– Không đáp ứng đủ các điều kiện là HĐĐT hợp pháp

– Thuộc các trường hợp quy định tại Khoản 9,10 Điều 3 Nghị định 119

Ví dụ:

+ Sử dụng HĐĐT khi không đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế;

+ Gửi HĐĐT khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế;

+ Lập khống HĐĐT…

25. Cách tra cứu tính hợp pháp của HĐĐT

– Đối chiếu và so sánh với những quy định về tính hợp pháp và không hợp pháp của HĐĐT để kiểm tra xem HĐĐT đó có hợp pháp hay không.

– Tra cứu nhanh qua mạng: Truy cập vào trang thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế theo đường dẫn http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Xem bài viết Tổng hợp thắc mắc hay gặp về hóa đơn điện tử (Phần 1)

Tổng hợp bởi Vinatas – Đại lý Thuế

Previous PostNext Post