Doanh nghiệp có rất nhiều các khoản thu hộ, chi hộ cho khách hàng. Khi doanh nghiệp có chi hộ, thu hộ các khách hàng, có phải xuất hóa đơn không?
- Thu hộ, chi hộ là gì?
Thu hộ/chi hộ là việc mà một cá nhân hoặc một tổ chức nào đó ủy quyền cho một bên để thu hoặc chi các khoản tiền theo hợp đồng. Những khoản ủy quyền thu hộ và chi hộ này được nêu rõ trên các văn bản cụ thể như hợp đồng ủy quyền, văn bản ủy quyền,… Đây là cơ sở, căn cứ để xác minh cho việc thu hộ, chi hộ cũng như thuận tiện cho quá trình giải trình sau này (nếu có).
Các khoản thu hộ, chi hộ thường là thanh toán tiền bảo hiểm, tiền điện, tiền nước và tiền điện thoại.
- Hoạt động thu hộ, chi hộ không thuộc hoạt động kinh doanh thì công ty có cần lập hóa đơn giá trị gia tăng không?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ sau đây:
Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Như vậy, trường hợp công ty có sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, công ty phải lập hóa đơn để giao cho người mua trong các trường hợp trên.
Trong quy định trên không có nhắc đến hoạt động thu hộ, chi hộ, có thể tham khảo thêm tại Công văn 79071/CT-TTHT năm 2016 hướng dẫn như sau:
Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty ký hợp đồng khoan thăm dò mỏ than với các đơn vị thuộc Tập đoàn than khoáng sản Việt Nam (Chủ đầu tư), trong hợp đồng có quy định giá trị đền bù hoa màu, giải phóng mặt bằng (không thu hồi đất) để phục vụ công tác thi công khoan thăm dò mỏ than, khoản chi phí này là trách nhiệm của chủ đầu tư, Công ty có trách nhiệm chi trả hộ, trong hồ sơ chi trả đền bù hoa màu cho người dân có xác nhận của bốn (04) bên (chủ đầu tư; đơn vị thi công; UBND xã, phường; người nhận đền bù) thì khoản tiền này thuộc đối tượng không phải kê khai tính nộp thuế. Công ty không lập hóa đơn GTGT mà sử dụng chứng từ thu chi theo quy định.
Theo hướng dẫn trên thì hoạt động thu hộ, chi hộ không thuộc hoạt động kinh doanh thì công ty không cần lập hóa đơn giá trị gia tăng mà sử dụng chứng từ thu chi theo quy định.
- Hoạt động thu hộ, chi hộ không thuộc hoạt động kinh doanh thì công ty có phải kê khai, tính thuế giá trị gia tăng không?
Theo quy định tại điểm d khoản 7 Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định như sau:
Các trường hợp không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT
Cơ sở kinh doanh không phải kê khai, nộp thuế trong các trường hợp sau:
d) Các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của cơ sở kinh doanh.
Như vậy, đối với các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của công ty thì không phải kê khai, tính nộp thuế giá trị gia tăng theo quy định tại điểm d khoản 7 Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC.
- Văn bản tham khảo
– Công văn 2519/CT-TTHT ngày 24/3/2016 như sau:
1) Trường hợp Công ty ký hợp đồng làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài có thực hiện thu hộ cho Chủ tàu khoản tiền cước vận tải quốc tế từ khách hàng, thì khi thu tiền cước vận tải quốc tế (từ Việt Nam đi nước ngoài), Công ty lập hóa đơn GTGT áp dụng thuế suất 0%, khi thanh toán lại tiền cước thu hộ cho các hãng tàu nước ngoài, Công ty khấu trừ và nộp thuế nhà thầu (thuế thu nhập doanh nghiệp theo thuế suất 2% trên toàn bộ cước vận tải thu hộ) thay cho hãng tàu nước ngoài, hóa đơn GTGT thu cước vận tải quốc tế xuất cho khách hàng của hãng tàu, Công ty không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT.
2) Trường hợp Công ty có chi trả hộ các hãng tàu các khoản phí, lệ phí hàng hải, hoa tiêu phát sinh trong quá trình tàu ghé cảng Việt Nam, các chứng từ biên lai phí, lệ phí mang tên chủ tàu, Công ty chỉ là đơn vị thanh toán hộ cho hãng tàu thì khi thu lại tiền chi hộ từ hãng tàu, Công ty lập chứng từ thu, không lập hóa đơn GTGT.
– Công văn 8999/CT-TTHT ngày 23/10/2014 có quy định:
…Trường hợp Công ty theo trình bày có ký hợp đồng nhận thu hộ, chi hộ với khách hàng Công ty sẽ thay khách hàng chi trả các khoản chi phí như: chi phí dịch thuật, thuê nhà…(cho khách hàng trong nước); chi phí vé máy bay, thuê phòng…(cho khách hàng nước ngoài); chi lương, thuế TNCN cho nhân viên nước ngoài) thì khi chi trả các khoản chi phí nêu trên, các nhà cung cấp phải lập hóa đơn ghi tên, mã số thuế của khách hàng, Công ty không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên khách hàng.
Khi thu lại số tiền chi hộ Công ty không phải lập hóa đơn, chỉ lập chứng từ thu theo quy định.
Trường hợp trước đây các nhà cung cấp đã lập hóa đơn ghi tên, mã số thuế của Công ty, thì Công ty đề nghị nhà cung cấp thu hồi hóa đơn đã lập để lập lại hóa đơn mang tên khách hàng thuê Công ty chi hộ. Trường hợp Công ty và khách hàng không thực hiện thu hồi hóa đơn đã lập thì khi thu lại tiền Công ty phải lập hóa đơn GTGT tính thuế GTGT (thuế suất 10%) theo quy định.
Như vậy:
– Nếu các khoản chi hộ mà hóa đơn mang tên khách hàng, thì khi thu lại tiền chi hộ, công ty lập chứng từ thu theo quy định (không lập hóa đơn, không phải kê khai nộp thuế)
– Nếu các khoản chi hộ mang tên công ty chi hộ, thì khi thu lại tiền chi hộ, công ty phải lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT (thuế suất tương ứng với thuế suất của hàng hóa, dịch vụ đó)
– Nếu thực hiện thu hộ, thì công ty lập hóa đơn GTGT. Khi trả tiền thu hộ, bên thu hộ không phải kê khai, tính thuế đối với các khoản thu hộ.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: