37 khoản chi không được trừ và bộ hồ sơ chứng từ cần thiết

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp có rất nhiều khoản chi phí phát sinh như: Chi phí nhân công, chi phí sản xuất, chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải chi phí nào phát sinh cũng là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Các bạn hãy theo dõi 37 khoản chi không được trừ và bộ hồ sơ chứng từ cần thiết kèm theo nhé.

Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

Các khoản chi không đáp ứng được đủ các điều kiện sau:

– Thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

– Có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

– Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)

– TSCĐ không sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.

(trừ TSCĐ phục vụ cho NLĐ như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, phòng hoặc trạm y tế, cơ sở đào tạo, dạy nghề, thư viện, nhà trẻ, khu thể thao và các thiết bị, nội thất đủ điều kiện là TSCĐ lắp đặt trong các công trình nêu trên; bể chứa nước sạch, nhà để xe; xe đưa đón NLĐ, nhà ở trực tiếp cho NLĐ; chi phí xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm máy, thiết bị là TSCĐ dùng để tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp).

– TSCĐ không có giấy tờ chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ TSCĐ thuê mua tài chính).

– TSCĐ không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo chế độ quản lý TSCĐ và hạch toán kế toán hiện hành.

– Phần trích khấu hao vượt mức quy định về trích khấu hao TSCĐ.

– Khấu hao đối với TSCĐ đã khấu hao hết giá trị.

– Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô).

– Phần trích khấu hao đối với TSCĐ là tàu bay dân dụng, du thuyền không sử dụng kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn (tàu bay dân dụng, du thuyền của các doanh nghiệp đăng ký và hạch toán trích khấu hao TSCĐ nhưng trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp không đăng ký ngành nghề vận tải hàng hoá, vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn).

– Khấu hao đối với công trình trên đất vừa sử dụng cho sản xuất kinh doanh vừa sử dụng cho mục đích khác thì không được tính khấu hao vào chi phí được trừ đối với giá trị công trình trên đất tương ứng phần diện tích không sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bộ chứng từ của TSCĐ khi tăng hoặc giảm tài sản, khấu hao tài sản:

Hồ sơ ghi tăng tài sản gồm :

– Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng .

– Hóa đơn, biên bản giao nhận tài sản

– Chứng từ thanh toán

Nếu là xây dựng cơ bản cần có thêm :

– Bản vẽ kỹ thuật

– Dự toán chi phí và tiêu hao

– Hợp đồng thi công, xây lắp, sửa chữa (thuê ngoài)

– Hồ sơ quyết toán công trình

– Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình…

Hồ sơ ghi giảm tài sản gồm :

– Lập hội đồng thanh lý tài sản cố định

– Biên bản kiểm kê, đánh giá tài sản cố định

– Quyết định thanh lý, hủy tài sản

– Hợp đồng bán tài sản và thanh lý hợp đồng

– Hóa đơn bán tài sản

– Biên bản bàn giao tài sản

– Chứng từ thanh toán

Hồ sơ đối với chi phí khấu hao tài sản:

– Đăng ký trích khấu hao TSCĐ

– Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ

Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa phần vượt mức tiêu hao hợp lý.

– Phần chi vượt định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá đối với một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa đã được Nhà nước ban hành định mức.

Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ.

– Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.

– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra.

– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.

– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.

– Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.

– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bộ chứng từ của các khoản chi này gồm :

– Bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC

– Hợp đồng mua bán

– Chứng từ thanh toán cho người bán

– Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có)

Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ

– Doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân nhưng không có hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

– Doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân nhưng không có hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

Bộ chứng từ của các khoản chi này gồm :

– Hợp đồng thuê

– Chứng từ thanh toán

– Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân nếu có thỏa thuận

Lưu ý: Cá nhân ký hợp đồng cho thuê tài sản phải là người sở hữu tài sản cho thuê

Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động.

– Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động (NLĐ) doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

– Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho NLĐ không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

– Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho NLĐ nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

– Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

Chi trang phục

– Chi bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ.

– Chi bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

Bộ chứng từ về chi trang phục cho NLĐ:

– Phải có nội quy, quy định về trang phục cho NLĐ, cho từng nhóm đối tượng cụ thể

– Quy chế về hỗ trợ trang phục bằng tiền hay hiện vật cho các nhóm đối tượng và mức hỗ trợ

– Danh sách hỗ trợ, quyết định của giám đốc

Chi thưởng sáng kiến, cải tiến

– Doanh nghiệp không có quy chế quy định cụ thể về việc chi thưởng sáng kiến, cải tiến, không có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến.

Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động

– Không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.

– Thực hiện không đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp khi khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác.

Bộ chứng từ về máy bay

Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì cần:

– Vé máy bay điện tử

– Thẻ lên máy bay

– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần:

– Vé máy bay điện tử

– Giấy điều động đi công tác.

– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Nếu doanh nghiệp giao cho cá nhân tự mua vé máy bay thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp thì chứng từ gồm:

– Vé máy bay thẻ lên máy bay ( trường hợp thu hồi được thẻ )

– Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của DN

– Quy định của DN cho phép người người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thể và thanh toán lại với doanh nghiệp .

– Chứng từ thanh toán tiền vé của DN cho cá nhân mua về.

– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.

Các khoản chi được trừ nhưng chi không đúng đối tượng, không đúng mục đích hoặc mức chi vượt quá quy định.

– Chi cho công tác đào tạo lại nghề cho lao động nữ trong trường hợp nghề cũ không còn phù hợp phải chuyển đổi sang nghề khác theo quy hoạch phát triển của doanh nghiệp.

– Chi phí tiền lương và phụ cấp (nếu có) cho giáo viên dạy ở nhà trẻ, mẫu giáo do doanh nghiệp tổ chức và quản lý.

– Chi phí tổ chức khám sức khoẻ thêm trong năm như khám bệnh nghề nghiệp, mãn tính hoặc phụ khoa cho nữ công nhân viên.

– Chi bồi dưỡng cho lao động nữ sau khi sinh con lần thứ nhất hoặc lần thứ hai.

– Phụ cấp làm thêm giờ cho lao động nữ trong trường hợp vì lý do khách quan người lao động nữ không nghỉ sau khi sinh con, nghỉ cho con bú mà ở lại làm việc cho doanh nghiệp được trả theo chế độ hiện hành; kể cả trường hợp trả lương theo sản phẩm mà lao động nữ vẫn làm việc trong thời gian không nghỉ theo chế độ.

– Các khoản chi thêm cho người dân tộc thiểu số.

Hồ sơ, chứng từ ghi nhận chi phí phúc lợi cho NLĐ:

– Chi phí chi trực tiếp bằng tiền:.

+ Quy chế lương thưởng của doanh nghiệp có quy định cụ thế điều kiện hưởng và mức hưởng.

+ Bảng danh sách có ký nhận.

– Chi phí liên quan đến hóa đơn cần có:

+ Hợp đồng kinh tế, bảng kê danh sách tham gia, biên bản nghiệm thu/thanh lý hợp đồng

+ Hóa đơn chứng từ, bảng giao nhận,…

+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu tổng giá trị hóa đơn từ 20 triệu trở lên.

Lưu ý: nếu dùng quỹ phúc lợi để chi trả chi phí phúc lợi cho người lao động thì sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Chi trả tiền điện, tiền nước với những doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh; chủ cho thuê trực tiếp ký hợp đồng cung cấp điện, nước với nhà cung cấp.

– Doanh nghiệp chi trả trực tiếp cho đơn vị cung cấp mà không có hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

– Doanh nghiệp thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

Trích, lập và sử dụng các khoản dự phòng không theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính về trích lập dự phòng (được quy định tại TT 48/2019/TT/BTC)

Áp dụng đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng tổn thất các khoản đầu tư tài chính, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp và dự phòng rủi ro nghề nghiệp của doanh nghiệp thẩm định giá, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kiểm toán độc lập.

Hồ sơ, chứng từ ghi nhận chi phí dự phòng phải thu khó đòi:

Phải có chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả, bao gồm:

– Hợp đồng kinh tế;

– Bản thanh lý hợp đồng;

– Đối chiếu công nợ

– Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp.

– Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa đế làm căn cứ hạch toán

– Các chứng từ khác có liên quan

Các khoản chi phí trích trước theo kỳ hạn, theo chu kỳ mà đến hết kỳ hạn, hết chu kỳ chưa chi hoặc chi không hết.

– Các khoản trích trước bao gồm: trích trước về sửa chữa lớn tài sản cố định theo chu kỳ, các khoản trích trước đối với hoạt động đã tính doanh thu nhưng còn tiếp tục phải thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng (kể cả trường hợp doanh nghiệp có hoạt động cho thuê tài sản, hoạt động kinh doanh dịch vụ trong nhiều năm nhưng có thu tiền trước của khách hàng và đã tính toàn bộ vào doanh thu của năm thu tiền) và các khoản trích trước khác.

Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái.

– Do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ tính thuế bao gồm chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư cuối năm là: tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ (trừ lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ cuối kỳ tính thuế).

15.Chi tài trợ cho giáo dục (bao gồm cả chi tài trợ cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp)

– Chi không đúng đối tượng hoặc Chi mà không có hồ sơ xác định khoản tài trợ.

Chi tài trợ cho y tế.

– Chi không đúng đối tượng sau: tài trợ cho các cơ sở y tế được thành lập theo quy định pháp luật về y tế mà khoản tài trợ này không phải là để góp vốn, mua cổ phần trong các bệnh viện, trung tâm y tế đó; tài trợ thiết bị y tế, dụng cụ y tế, thuốc chữa bệnh; tài trợ cho các hoạt động thường xuyên của bệnh viện, trung tâm y tế; chi tài trợ bằng tiền cho người bị bệnh thông qua một cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ theo quy định của pháp luật.

– Chi mà không có hồ sơ xác định khoản tài trợ.

Chi tài trợ làm nhà cho người nghèo

– Chi không đúng đối tượng là hộ nghèo theo quy định của Thủ tướng Chính phủ.

– Chi tài trợ làm nhà tình nghĩa, làm nhà cho người nghèo, làm nhà đại đoàn kết theo quy định của pháp luật không có hồ sơ xác định khoản tài trợ.

Phần chi phí quản lý kinh doanh do công ty ở nước ngoài phân bổ cho cơ sở thường trú tại Việt Nam

– Vượt mức chi phí được tính theo công thức:

Chi phí = (Doanh thu tính thuế của cơ sở thường trú tại Việt Nam trong kỳ tính thuế / Tổng doanh thu của công ty ở nước ngoài, bao gồm cả doanh thu của các cơ sở thường trú ở các nước khác trong kỳ tính thuế) X Tổng số chi phí quản lý kinh doanh của công ty ở nước ngoài trong kỳ tính thuế

Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế

Trừ các khoản chi sau:

– Các khoản thực chi cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc của doanh nghiệp

– Khoản thực chi để thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ.

– Khoản thực chi để hỗ trợ cho tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội trong doanh nghiệp.

– Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp và đào tạo nghề nghiệp cho NLĐ

– Các khoản chi khác mang tính chất đặc thù, phù hợp theo từng ngành nghề, lĩnh vực theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Chi ủng hộ địa phương; chi ủng hộ các đoàn thể, tổ chức xã hội; chi từ thiện

– Trừ khoản chi tài trợ cho giáo dục, y tế, khắc phục hậu quả thiên tai, làm nhà tình nghĩa, làm nhà cho người nghèo, làm nhà đại đoàn kết; tài trợ cho nghiên cứu khoa học, tài trợ cho các đối tượng chính sách theo quy định của pháp luật, tài trợ theo chương trình của Nhà nước dành cho các địa phương thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn.

Khoản chi liên quan trực tiếp đến việc phát hành cổ phiếu và cổ tức của cổ phiếu, mua bán cổ phiếu quỹ và các khoản chi khác liên quan trực tiếp đến việc tăng, giảm vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.

– Trừ cổ phiếu thuộc loại nợ phải trả, cổ tức của cổ phiếu thuộc loại nợ phải trả.

Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính

– Vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.

Các khoản thuế

– Thuế giá trị gia tăng đầu vào đã được khấu trừ hoặc hoàn thuế.

– Thuế giá trị gia tăng đầu vào của tài sản cố định là ô tô từ 9 chỗ ngồi trở xuống vượt mức quy định được khấu trừ.

– Thuế thu nhập doanh nghiệp trừ trường hợp doanh nghiệp nộp thay thuế thu nhập doanh nghiệp của nhà thầu nước ngoài mà theo thoả thuận tại hợp đồng nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài, doanh thu nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài nhận được không bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp.

– Thuế thu nhập cá nhân trừ trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động quy định tiền lương, tiền công trả cho người lao động không bao gồm thuế thu nhập cá nhân.

Phần chi vượt mức 01 triệu đồng/tháng/người để: Trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động.
Khoản chi trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động không theo đúng quy định hiện hành.
Chi đóng góp hình thành nguồn chi phí quản lý cho cấp trên.
Phần chi đóng góp vào các quỹ của Hiệp hội (các Hiệp hội này được thành lập theo quy định của pháp luật) vượt quá mức quy định của Hiệp hội.
Phần chi phí thuê tài sản cố định vượt quá mức phân bổ theo số năm mà bên đi thuê trả tiền trước.
Phần chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.
Chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ (đối với doanh nghiệp tư nhân là vốn đầu tư) đã đăng ký còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp kể cả trường hợp doanh nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh.
Chi tài trợ nghiên cứu khoa học không đúng quy định; chi tài trợ cho các đối tượng chính sách không theo quy định của pháp luật; chi tài trợ không theo chương trình của Nhà nước dành cho các địa phương thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn.
Các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác; Các khoản chi đã được chi từ quỹ phát triển khoa học và công nghệ của doanh nghiệp; Chi phí mua thẻ hội viên sân gôn, chi phí chơi gôn.
Phần chi phí liên quan đến việc thuê quản lý đối với hoạt động kinh doanh trò chơi điện tử có thưởng, kinh doanh casino vượt quá 4% doanh thu hoạt động kinh doanh trò chơi điện tử có thưởng, kinh doanh casino.
Chi về đầu tư xây dựng cơ bản trong giai đoạn đầu tư để hình thành tài sản cố định.
Số tiền cấp quyền khai thác khoáng sản vượt mức thực tế phát sinh của năm.
Các khoản chi của hoạt động kinh doanh bảo hiểm, kinh doanh xổ số, kinh doanh chứng khoán và một số hoạt động kinh doanh đặc thù khác không thực hiện đúng theo văn bản hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
Chi tài trợ cho việc khắc phục hậu quả thiên tai không đúng đối tượng hoặc không có hồ sơ xác định khoản tài trợ.