Khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử có cần phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hay không?
1. Nội dung chứng từ khấu trừ thuế
Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm:
– Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
– Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
– Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
– Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
2.Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế
Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: “Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.”
NHư vậy, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.
3. Triển khai, vận hành hóa đơn, chứng từ điện tử theo Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 như sau:
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến CQT, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Trong thời gian chưa kịp triển khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức (bao gồm cả cơ quan thuế), doanh nghiệp có thể sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo hình thức tự phát hành. Từ 01/7/2022, cơ quan thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in; đối với trường hợp đang còn tồn chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế thì tiếp tục sử dụng.
Do đó, ở thời điểm hiện tại, doanh nghiệp, tổ chức không thể làm thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại cơ quan thuế.
4. Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Việc báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ áp dụng đối với loại chứng từ tự tin trên máy tính theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC. Tuy nhiên, Thông tư 37/2010/TT-BTC đã bị bãi bỏ hiệu lực bởi Quyết định 79/QĐ-BTC năm 2023, có hiệu lực từ ngày 31/01/2023.
Theo công văn 388/CTHN-TTHT trả lời nội dung vào ngày 4/1/2023 như sau:
“Trường hợp Công ty sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ thì:
– Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP .
Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
– Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP không quy định đơn vị phải đăng ký sử dụng và nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tới cơ quan thuế.
Nội dung và định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thực hiện theo quy định tại Điều 32, Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính Phủ.”
Ngoài ra, thông tư 78/2021/TT-BTC cũng không có quy định về việc phải nộp báo cáo chứng trừ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
Do vậy, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, các doanh nghiệp chi trả thu nhập không bắt buộc thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế với cơ quan thuế.