Hóa đơn điện tử bao gồm các nội dung về đơn hàng, thông tin người mua, bán. Để tinh gọn nội dung trên hóa đơn, nhiều từ được pháp luật cho phép viết tắt. Vậy các từ viết tắt trên hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất là những từ nào và nội dung nào không được phép viết tắt trên hóa đơn điện tử?
- Các từ được viết tắt trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Khoản 5, Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2022), trong trường hợp các thành phần trong hóa đơn điện tử quá dài, người bán có quyền viết ngắn gọn bằng cách sử dụng một số từ thông dụng như trong bảng dưới đây:
| STT | TỪ ĐƯỢC VIẾT TẮT | VIẾT TẮT THÀNH |
| 1 | Xã | X |
| 2 | Phường | P |
| 3 | Thị trấn | TT |
| 4 | Quận | Q |
| 5 | Huyện | H |
| 6 | Thị xã | TX |
| 7 | Thành phố | TP |
| 8 | Việt Nam | VN |
| 9 | Cổ phần | CP |
| 10 | Trách nhiệm hữu hạn | TNHH |
| 11 | Khu công nghiệp | KCN |
| 12 | Sản xuất | SX |
| 13 | Chi nhánh | CN |
Những từ được viết tắt thường là những từ phổ biến, chỉ các tiền tố về địa lý hoặc loại hình doanh nghiệp,… mà đa số mọi người đều biết. Do đó, việc viết tắt những từ này sẽ không làm thay đổi nội dung trên hóa đơn điện tử.
- Nội dung không được viết tắt trên hóa đơn điện tử
Như trong phần 1 đã đề cập, với các danh từ thông dụng chỉ địa điểm, mô hình kinh doanh,… được phép viết tắt trên hóa đơn điện tử. Tuy nhiên với thông tin cụ thể về địa điểm như nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, hay tên doanh nghiệp nhằm xác định được chính xác thông tin, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp đó.
Ngoài ra về các nội dung khác không được viết tắt cũng được quy định rõ trong Khoản 3, Điều 18 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 như sau:
– Trên chứng từ kế toán liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính, không cho phép viết tắt, không được phép tẩy xóa hoặc sửa chữa;
– Khi viết, phải sử dụng bút mực, viết số và chữ phải liên tục, không được ngắt quãng, khi có khoảng trống phải dùng dấu gạch chéo.
– Chứng từ bị tẩy xóa hoặc sửa chữa không có hiệu lực trong việc thanh toán và không được ghi vào sổ kế toán.
– Nếu có sai sót trong việc viết chứng từ kế toán, thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Trong trường hợp lập hóa đơn mà chỉ có sai sót về viết tắt trong tên hoặc địa chỉ của người mua, nhưng mã số thuế của người mua vẫn đúng, thì các bên có thể lập biên bản điều chỉnh và không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Quy định đầy đủ về nội dung trên hóa đơn điện tử mới nhất
Theo quy định của Điều 10 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4 trong Thông tư 78/2021/TT-BTC, nội dung của hóa đơn điện tử được chia thành các phần như sau:
3.1. Tên hóa đơn
Tên hóa đơn là tên đặt cho từng loại hóa đơn, được thể hiện trên mỗi hóa đơn cụ thể như sau:
– Hóa đơn giá trị gia tăng.
– Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế.
– Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu.
– Hóa đơn bán hàng.
– Hóa đơn bán hàng tài sản công.
– Tem, Vé, Thẻ.
– Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
3.2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
3.3. Tên liên hóa đơn
Tên liên hóa đơn áp dụng đối với những hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, gồm các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn gồm 03 liên:
– Liên 1: Lưu trữ;
– Liên 2: Giao cho người mua;
– Liên 3: Lưu trữ nội bộ.
3.4. Số hóa đơn
– Số hóa đơn là số thứ tự được ghi trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn.
– Số hóa đơn được viết bằng chữ số Ả-rập, có tối đa 08 chữ số.
– Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, với số tối đa là 99,999,999.
– Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
– Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, số hóa đơn đã được in sẵn và người mua sử dụng khi mua.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều cơ sở bán hàng hoặc sử dụng cùng loại hóa đơn điện tử với cùng ký hiệu, theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ hệ thống lập hóa đơn điện tử, hóa đơn sẽ được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn.
Trường hợp số hóa đơn không tuân theo nguyên tắc trên, hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo số hóa đơn tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được sử dụng một lần duy nhất và có tối đa 08 chữ số.
3.5. Thông tin của người bán
Trên hóa đơn cần thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, phải khớp với thông tin đã ghi tại các giấy tờ chứng nhận doanh nghiệp và thuế như: đăng ký kinh doanh (doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã), giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, đăng ký hoạt động chi nhánh, đăng ký thuế,…
Như vậy, qua bài viết này quý khách đã có thể nắm được các từ viết tắt trên hóa đơn điện tử cũng như quy định về các thành phần nội dung cần có.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: