Việc chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên để nhân viên thực hiện các công việc như mua hàng, đi công tác, tiếp khách,… là điều thường xuất hiện ở các doanh nghiệp. Vậy, kế toán doanh nghiệp xử lý tình huống chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên như thế nào?
- Quy trình chi tiền mặt tạm ứng
Nhân viên trong doanh nghiệp có thể nhận được những nhiệm vụ phân công từ lãnh đạo và được chi tiền mặt tạm ứng để thực hiện. Nghiệp vụ kế toán phát sinh trong trường hợp này là doanh nghiệp tạm ứng tiền mặt cho nhân viên, với quy trình tạm ứng diễn ra như sau:
Nhân viên có quyết định bằng văn bản cử công tác, cử đi mua hàng hoá, cử đi tiếp khách hoặc những trường hợp tương tự cần được tạm ứng tiền mặt làm giấy đề nghị tạm ứng.
Căn cứ vào quyết định của lãnh đạo, căn cứ vào dự toán chi phí, dự trù kinh phí và quá trình kiểm tra, xác minh, phụ trách bộ phận ký vào giấy đề nghị tạm ứng của nhân viên.
Nhân viên chuyển giấy đề nghị tạm ứng có chữ ký và các giấy tờ có liên quan cho Kế toán trưởng, Giám đốc phê duyệt.
Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt và chuyển lại giấy đề nghị tạm ứng, giấy tờ có liên quan cho Kế toán tiền mặt kiểm tra và viết Phiếu chi.
Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt Phiếu chi.
Kế toán tiền mặt chuyển Phiếu chi có ký duyệt cho Thủ quỹ, căn cứ vào Phiếu chi, Thủ quỹ chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên đăng ký tạm ứng.
Nhân viên đề nghị tạm ứng ký vào Phiếu chi. Thủ quỹ chuyển 1 liên cho Kế toán tiền mặt, 1 liên lưu và đồng thời ghi vào sổ quỹ.
Kế toán tiền mặt căn cứ vào Phiếu chi đã đủ chữ ký để ghi sổ kế toán tiền mặt và lưu trữ Phiếu chi.
- Những giấy tờ cần chuẩn bị trong hồ sơ chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên
2.1 Giấy tờ khi cá nhân làm tạm ứng tiền mặt
- Giấy đề nghị tạm ứng tiền.
- Giấy tờ khác: các giấy tờ phù hợp với từng trường hợp,
Ví dụ đối với nhân viên đi công tác:
- Đề xuất công tác.
- Giấy đi đường.
- Quyết định của ban giám đốc cử đi công tác.
- Lịch trình công tác.
Ví dụ đối với nhân viên mua hàng hóa:
- Báo giá.
- Đơn đặt hàng
2.2 Giấy tờ khi cá nhân đã hoàn thành công việc
- Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng.
- Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc.
- Bản sao của vé, tem phiếu di chuyển theo từng phương tiện (vé xe, vé máy bay,…)
- Giấy đi đường.
- Các chứng từ khác: Hoá đơn, danh mục hàng hoá,…
Lưu ý:
- Hoá đơn GTGT phải có đầy đủ các chỉ tiêu, tên đơn vị mua, bán hàng, mã số thuế của Doanh nghiệp nơi nhân viên làm việc.
- Hoá đơn có trị giá trên 20 triệu phải có giấy tờ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nếu khoản tạm ứng còn thừa, nhân viên phải làm hoàn ứng hoặc doanh nghiệp trừ vào lương của nhân viên.
- Khi cá nhận tạm ứng tiền thì phải hoàn ứng hết khoản tạm ứng này mới được tạm ứng tiếp các khoản khác.
- Hạch toán kế toán khoản tạm ứng tiền mặt cho nhân viên
Khi doanh nghiệp chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên, kế toán doanh nghiệp ghi nhận bút toán:
Nợ TK 141– Tạm ứng
Có TK 111
Khi nhân viên nhận tạm hoàn thiện xong công việc được giao, lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc để quyết toán khoản tạm ứng, kế toán ghi nhận bút toán
Nợ các TK 152, 153, 156, 621, 627, 642 …
Nợ TK 1331 Nếu có.
Có TK 141
Kế toán xử lý khoản tạm ứng tiền mặt cho nhân viên:
Trường hợp nhân viên không sử dụng hết khoản tạm ứng, tiến hành hoàn ứng, nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của nhân viên nhận tạm ứng:
Nợ TK 111 Nhập tiền mặt vào quỹ
Nợ TK 152 Nhập nguyên vật liệu thừa vào kho
Nợ TK 334 Trừ vào lương của người tạm ứng
Có TK 141 Số tiền tạm ứng còn thừa
Trường hợp nhân viên thực chi nhiều hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho nhân viên:
Nợ TK 141
Có TK 111
- Khoản tạm ứng cho người lao động thực hiện công việc mà người lao động xài hết thì có khấu trừ vào lương của người lao động không?
Theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC về nội dung này như sau:
Tài khoản 141 – Tạm ứng
- Nguyên tắc kế toán
Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
Như vậy, khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: