Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân ghi nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ thuế với cơ quan nhà nước. Và để tìm hiểu thêm thông tin về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết sau đây.
- Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN của Tổng Thuế, kể từ 01/7/2022, cơ quan thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in; những trường hợp đang còn tồn chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế thì vẫn tiếp tục sử dụng.
Do đó, ở thời điểm hiện tại, doanh nghiệp, tổ chức không thể làm thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại cơ quan thuế.
Theo tại khoản 5 điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, cũng kể từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng diện tử.
Với chứng từ dạng điện tử, khoản 2 Điều 33 Nghị định 123 quy định khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức khấu trừ thuế TNCN được tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử.
Hiện nay, trên thị có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo một số đơn vị uy tín như VNPT (phần mềm INVOICE VNPT), BKAV (phần mềm eChungtu), SOFTDREAM (phần mềm EASYPIT),…
Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của mỗi đơn vị cung cấp sẽ có những khác biệt nhất định. Tuy nhiên nhìn chung, doanh nghiệp sẽ cần tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Doanh nghiệp tham khảo và lựa chọn mua gói chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình
Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tiến hành làm hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử cho khách hàng.
Thông thường hồ sơ đăng ký dịch vụ sẽ cần các giấy tờ sau đây:
– 01 bản scan Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
– 01 bản scan Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
– Trường hợp người ký được ủy quyền: Cung cấp thêm giấy ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.
Bước 3: Nhân viên đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ điện tử hướng dẫn khách hàng cách sử dụng.
Bước 4: Sau khi khách hàng dùng thử xong, đơn vị cung cấp sẽ chính thức bàn giao phần mềm cho khách hàng sử dụng.
Lưu ý: Công văn 2455/TCT-DNNCN của Tổng cục thuế cũng nêu rõ, tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến CQT, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định.
- Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng thế nào?
Việc báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ áp dụng đối với loại chứng từ tự tin trên máy tính theo quy định tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC. Tuy nhiên, Thông tư số 37/2010/TT-BTC đã bị bãi bỏ hiệu lực bởi Quyết định 79/QĐ-BTC năm 2023, có hiệu lực từ ngày 31/01/2023.
Mặt khác, ở thời điểm hiện tại, tất cả các doanh nghiệp đã chuyển sang cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Bên cạnh đó, Thông tư số 78/2021/TT-BTC cũng không có quy định về việc phải nộp báo cáo chứng trừ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
Chính vì vậy, ở thời điểm hiện tại, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, các doanh nghiệp chi trả thu nhập không cần phải thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế với cơ quan thuế.
Trước đây, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN do doanh nghiệp tự in thì doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng. Giờ đây, khi không còn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, doanh nghiệp không cần báo cáo tình hình sử dụng chứng từ thế TNCN qua mạng nữa.
- Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Căn cứ Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân có thể là bản giấy hoặc bản điện tử với đầy đủ các nội dung mà pháp luật quy định.
Tuy nhiên kể từ ngày 01/7/2022, khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản điện tử.
Theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được phép tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử nhưng vẫn phải đảm bảo chứng từ đó có đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được hiển thị một cách đầy đủ, chính xác các nội dung, đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sau lệch để cá nhân có thể đọc được.
Đối với số lượng chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân, khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
– Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Được yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
– Cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: Chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế cho cá nhân.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: