Hóa đơn tự in là hóa đơn do tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học. Tuy nhiên không phải ai cũng được tạo hóa đơn tự in mà phải đáp ứng những điều kiện tự in hóa đơn nhất định.
Đối tượng được tạo hóa đơn tự in
Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng thì đối tượng được tạo hóa đơn tự in gồm:
Nhóm 1: Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế
Nhóm này gồm các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp sau:
– Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
– Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.
– Doanh nghiệp, ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng.
Nhóm 2: Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 01/6/2014 có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng.
Đây là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 01 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:
– Đã được cấp mã số thuế;
– Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;
– Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
– Là đơn vị kế toán theo quy định Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế giá trị gia tăng gửi cơ quan thuế.
Đơn vị kế toán là cơ quan, tổ chức, đơn vị sau đây và có lập báo cáo tài chính:
+ Cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp.
+ Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước.
+ Tổ chức, đơn vị sự nghiệp không sử dụng ngân sách nhà nước.
+ Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
+ Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
– Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới 50 triệu đồng trong 365 ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước.
– Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện.
Như vậy, so với trước đối tượng được tạo hóa đơn tự in không có “cá nhân kinh doanh”.
Lưu ý: Doanh nghiệp được tự in hóa đơn trước khi tạo hóa đơn phải ra quyết định áp dụng hóa đơn tự in và chịu trách nhiệm về quyết định này.
Quyết định áp dụng hóa đơn tự in gồm các nội dung chủ yếu sau:
– Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) dùng để in hóa đơn;
– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in hóa đơn;
– Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn tự in trong nội bộ tổ chức;
– Mẫu các loại hóa đơn tự in cùng với mục đích sử dụng của mỗi loại phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc.
– Các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế và không mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế thì doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in dưới hình thức sau:
Doanh nghiệp vào trang thông tin điện tử của cơ quan thuế (Tổng cục Thuế hoặc Cục thuế) và sử dụng phần mềm tự in hóa đơn của cơ quan thuế để lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đảm bảo cơ quan thuế kiểm soát được toàn bộ dữ liệu của hóa đơn tự in đã lập của doanh nghiệp.
Nguyên tắc khi tự in hóa đơn
Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC tổ chức được tạo hóa đơn tự in sử dụng chương trình tự in hóa đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác phải tuân theo 02 nguyên tắc sau:
– Việc đánh số thứ tự trên hóa đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 02 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).
– Phần mềm ứng dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.
Như vậy, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn tự in thì phải đáp ứng những điều kiện tự in hóa đơn nhất định và khi xuất hóa đơn thì phải tuân thủ theo 02 nguyên tắc trên. Nếu không đủ điều kiện tự in hóa đơn thì doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn đặt in.
Theo LuatVietnam.vn