Khi nhận hóa đơn đầu vào, kế toán cần lưu ý một số vấn đề để được tính vào chi phí hợp lý. Đặc biệt, từ 1/7/2022, doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nên việc kiểm tra hóa đơn điện tử phải áp dụng theo các quy định mới. Dưới đây là hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ, hợp lý, hợp pháp.
- Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu là dạng hóa đơn dùng trong mục đích mua sắm vật tư, hàng hóa hoặc thanh toán dịch vụ, được sử dụng vì lợi ích của doanh nghiệp, trong phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.
Căn cứ trên hóa đơn đầu vào, chúng ta có thể biết được thông tin về các khoản chi của doanh nghiệp, tổ chức. Đó cũng là lý do vì sao hóa đơn đầu vào được sử dụng nhiều trong hoạt động kế toán.
Cũng tương tự như các loại hóa đơn khác, hóa đơn đầu vào phải thể hiện được đầy đủ các tiêu thức theo quy định hiện hành.
Trong đó, những chứng từ cần thiết với hóa đơn đầu vào có thể kể đến như sau:
- Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào.
- Đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau: Phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng.
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.
- Hợp đồng mua, bán hàng hóa: trong trường hợp hợp đồng không liệt kê cụ thể danh mục các mặt hàng bán ra, cần bổ sung phụ lục kèm theo có ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
- Hóa đơn đầu vào hợp pháp, hợp lệ, hợp lý
Vì từ 1/7/2022 là thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc nên hóa đơn đầu vào thường là hóa đơn điện tử. Kế toán cần lưu ý khái niệm hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ, hợp lý để kiểm tra khi nhận hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp.
2.1. Hóa đơn điện tử hợp pháp
Theo quy định mới tại Khoản 7 và Khoản 8, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này.
- Hóa đơn, chứng từ giả là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
2.2. Hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp lý
Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn được lập theo đúng các nguyên tắc được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC:
Đầy đủ các tiêu thức nội dung bắt buộc.
Xuất hóa đơn đúng thời điểm.
Phản ánh đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh.
Hóa đơn đầu vào hợp lý sẽ gắn liền với chi phí hợp lý. Nghĩa là chi phí chỉ hợp pháp, hợp lệ chưa đủ, mà còn cần phải hợp lý. Nội dung trên hóa đơn phải đúng và phù hợp với nội dung đăng ký kinh doanh, có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bên bán.
- Lưu ý khi lấy hóa đơn đầu vào hợp lý
Khái niệm hóa đơn đầu vào hợp lý có liên quan trực tiếp đến điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN. Vấn đề này được quy định cụ thể tại Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi bởi Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC:
“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
- Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”
Theo đó, khi lấy hóa đơn đầu vào, Kế toán cần lưu ý 3 vấn đề nêu trên để khoản chi được ghi nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
- Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ
Để kiểm tra hóa đơn điện tử đầu vào theo quy định mới (Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC) hợp pháp, hợp lệ, doanh nghiệp có thể tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc tra cứu ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng.
Bước 1: Truy cập hệ thống https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Nhập thông tin tra cứu
Các thông tin bắt buộc nhập để tra cứu hóa đơn gồm: Mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thanh toán.
Sau khi nhập đủ thông tin tra cứu, người dùng nhập mã capcha và bấm tra cứu.
Bước 3: Đọc kết quả tra cứu
Hệ thống sẽ trả về kết quả tra cứu hóa đơn. Có 2 trường hợp xảy ra:
Trường hợp 1: Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã được cấp mã hóa đơn.
Trường hợp 2: Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân trùng khớp.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: