Xuất hóa đơn sai địa chỉ nhưng không điều chỉnh thì có bị xem là chứng từ không hợp lệ?
Tình huống: Theo điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và điều 7, khoản 6 điều 12 TT 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về HĐĐT: trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót==> Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót; Người bán thực hiện thông báo cho CQT về hóa đơn sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Do khi cung cấp thông tin cho người bán thì lấy địa chỉ theo thông tin giấy phép đăng ký kinh doanh cũ (đã có giấy phép kinh doanh theo địa chỉ mới).
Trong trường hợp không thể hiệu chỉnh toàn bộ tất cả các hóa đơn đã phát theo thông tin cũ thì có bị xem là hóa đơn không hợp lệ và từ đó không được khấu trừ GTGT đầu vào và loại chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN?
Căn cứ pháp lý
Căn cứ Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”
Căn cứ Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BCT:
“1. Đối với hóa đơn điện tử:
a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;”
Tổng cục thuế trả lời ngày 9/3/2023 với nội dung như sau: “2. Theo quy định tại b1 khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì khi sai về địa chỉ, tên người mua, người bán thông báo cho người mua về hóa đơn có sai sót và gửi Mẫu 04/SS-HDDT cùng thông báo chấp thuận của cơ quan thuế cho người mua. File thông báo của CQT trả về có định dạng XML.”
Kết luận
Tham khảo thêm hướng dẫn của CQT thì đối với hóa đơn điện tử theo NĐ 123 bị sai địa chỉ, không sai các nội dung khác thì bên bán thực hiện thông báo sai sót cho MỘT HOẶC NHIỀU HÓA ĐƠN theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi cho CQT và thông báo cho bên mua. Nếu bên bán không thực hiện thông báo sai sót theo quy định thì hóa đơn bị sai sót có rủi ro không được xem là hóa đơn, chứng từ hợp pháp.