Chi phí trả trước là một khoản chi phí đã phát sinh mà công ty phải bỏ ra để mua một CCDC hay một số tài sản khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ của doanh nghiệp.
- Chi phí trả trước là gì
Chi phí trả trước là khoản chi đã phát sinh trong một kỳ nhưng lại phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ sau đó.
Vì vậy, nó có các đặc điểm sau:
- Là tài khoản thuộc Tài sản doanh nghiệp, vì bản chất là doanh nghiệp chưa sử dụng khoản chi này mà mới thanh toán trước
- Có liên quan đến nhiều kỳ kế toán
- Định kỳ, doanh nghiệp phân bổ từ chi phí trả trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ đó để đảm bảo nguyên tắc ghi nhận chi phí.
Ví dụ: Doanh nghiệp thuê văn phòng 1 năm, thanh toán vào đầu năm. Tiền thuê trả vào đầu năm chính là chi phí trả trước cho 11 tháng còn lại trong năm. Hàng tháng, doanh nghiệp phải trích khoản chi phí này vào chi phí của tháng đó.
- Chi phí trả trước bao gồm những khoản nào?
Các khoản chi phí trả trước bao gồm:
– Tiền thuê trả trước để thuê cơ sở hạ tầng, thuê hoạt động TSCĐ (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ kế toán.
– Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động (phân bổ tối đa không quá 3 năm)
– Chi phí mua bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản,…) và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều kỳ kế toán;
– Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán;
– Chi phí đi vay trả trước về lãi tiền vay hoặc lãi trái phiếu ngay khi phát hành;
– Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phân bổ tối đa không quá 3 năm;
– Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê tài chính hoặc thuê hoạt động
– Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động;
Lưu ý 1: Chi phí nghiên cứu và chi phí cho giai đoạn triển khai nhưng không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình thì không phải chi phí trả trước mà được tính vào CP sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Phân loại
Dựa trên thời gian trả trước mà chi phí này được phân loại thành nhóm ngắn hạn và dài hạn.
– Chi phí trả trước ngắn hạn:
Chi phí trả trước ngắn hạn là số tiền trả trước để được cung cấp hàng hóa, dịch vụ trong khoảng thời gian không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường kể từ thời điểm trả trước.
– Chi phí trả trước dài hạn:
Chi phí trả trước dài hạn là số tiền trả trước để được cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thời hạn trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường kể từ thời điểm trả trước;
Ngoài ra, lợi thế thương mại và lợi thế kinh doanh còn chưa phân bổ vào chi phí tại thời điểm báo cáo thì cũng được coi là CP trả trước dài hạn.
- Hạch toán chi phí trả trước
– Nguyên tắc kế toán chi phí trả trước như sau:
- Việc tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD từng kỳ phải dựa trên tính chất, mức độ từng loại chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý.
- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết từng khoản CP trả trước theo từng kỳ hạn, tình trạng phân bổ và số còn lại.
– Hạch toán chi phí trả trước:
Tài khoản 242 dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ kế toán sau.
Căn cứ theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 242 – Chi phí trả trước được quy định như sau:
Bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước phát sinh trong kỳ.
Bên Có: Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Số dư bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
Cụ thể:
Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước, kế toán ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 153, 331, 334, 338,…
Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 635, 641, 642
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: