Đến thời điểm hiện tại, 100% tổ chức, doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Mặc dù giúp hạn chế được nhiều sai sót không đáng có so với hóa đơn giấy nhưng việc mắc phải những lỗi sai trong lúc lập hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo từng trường hợp cụ thể để áp dụng những điều chỉnh theo đúng quy định.
- Nguyên tắc xử lý trong trường hợp hóa đơn có sai sót
Theo quy định tại thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử có sai sót mà sai sót đó phải cấp lại mã của cơ quan Thuế hoặc sai sót cần điều chỉnh/thay thế thì người xuất hóa đơn phải thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn/nhiều hóa đơn có sai sót. Thời gian điều chỉnh có thể là bất cứ thời gian nào. Tuy nhiên, việc điều chỉnh chậm nhất phải là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử cần điều chỉnh.
Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, đã được điều chỉnh/thay thế nhưng sau đó lại tiếp tục có sai sót, người xuất hóa đơn sẽ xử lý sai sót như hình thức xử lý sai sót trong lần đầu tiên.
Ngoài ra, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, người bán cần lưu ý:
– Trường hợp lập hóa đơn thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ thì người bán phải thực hiện hủy hóa đơn đã lập. Sau đó, người bán tiến hành thông báo với cơ quan Thuế về việc hủy hóa đơn đó.
– Trường hợp hóa đơn điện tử được lập nhưng thiếu ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn bị sai thì người bán chỉ cần điều chỉnh, không cần hủy hay thay thế.
– Nếu nội dung hóa đơn bị sao sót, người bán có thể điều chỉnh tăng hoặc điều chỉnh giảm theo tình hình thực tế.
+ Nếu điều chỉnh tăng, người bán ghi dấu dương.
+ Nếu điều chỉnh giảm, người bán ghi dấu âm.
- Xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai được quy định cụ thể trong Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các điểm mới được quy định bao gồm nội dung như sau:
| Trường hợp sai sót | Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử viết sai |
| Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh/thay thế. | Người bán có thể chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT trong Nghị định 123 để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót. Sau đó gửi thông báo đến Cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh. |
| Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ. | Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với Cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT. |
| Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót. | Các lần xử lý hóa đơn điện tử viết sai tiếp theo người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu. |
| Trường hợp tại quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót. | Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót: · Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh. · Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy). |
- Lưu ý khi xử lý sai sót với hóa đơn điện tử đầu vào
Quy định về việc xử lý sai sót với hóa đơn điện tử tại thông tư 78 đã có sự thay đổi so với thông tư 32 trước đây. Nếu trước đây, hóa đơn điện tử chưa kê khai thuế, chưa gửi người mua, người bán phải hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới, thì theo thông tư 78, người bán sẽ phải đồng thời gửi thông báo lên cơ quan thuế trước khi lập hóa đơn mới. Việc gửi thông báo này sẽ giúp cơ quan thuế nắm được tình hình và tiến hành hủy hóa đơn sai sót trên hệ thống.
Khi lập biên bản thỏa thuận sai sót, các bên cần ghi rõ về sai sót có trong hóa đơn. Việc lập biên bản thỏa thuận phải được sự đồng ý của cả 2 bên. Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, trong hóa đơn điện tử phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Trường hợp lập hóa đơn mới, bên xuất hóa đơn cũng cần ghi rõ dòng chữ điều chỉnh hóa đơn… như khi lập hóa đơn điều chỉnh.
Trên đây là hướng dẫn xử lý sai sót với hóa đơn đầu vào theo thông tư 78. Quy định này có điểm khác biệt so với thông tư 32 trước đây. Vì thế các đơn vị cần lưu ý sự thay đổi, cập nhật các quy định mới tại Thông tư 78 để có thể áp dụng kịp thời, giúp tiết kiệm thời gian và quy trình thực hiện.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: