Trong quá trình mua bán hàng hoá không thể tránh khỏi những sai sót như hàng hoá bị hư hỏng, kém chất lượng, không đúng cam kết như trong hợp đồng,… Những trường hợp này người mua sẽ thoả thuận trả hàng cho người bán. Để hợp lý hoá về chứng từ cũng như kê khai thì bắt buộc phải có hoá đơn trả hàng trong tình huống này. Vậy hoá đơn trả hàng này bên nào phải xuất? Để biết được câu trả lời các bạn có thể tham khảo tình huống sau được đang tải trên trang cổng thông tin điện tử của chính phủ nhé.
Câu hỏi như sau:
Doanh nghiệp của tôi đang hoạt động trong lĩnh vực bán và sửa chữa xe ô tô. Xin hỏi, đối với hàng hóa không đúng chất lượng quy cách đơn vị tôi cần trả lại người bán thì có bắt buộc người bán phải xuất hóa đơn hoàn trả hàng không? Hay phía người mua sẽ xuất hóa đơn hoàn trả hàng?
Trả lời
Cục Thuế TP. Hà Nội trả lời vấn đề này như sau:
Căn cứ Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 của Quốc hội.
Căn cứ Nghị định số 123/2020/NĐ-CPngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ:
Tại Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ:
“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này…”.
Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Căn cứ các quy định trên, trường hợp công ty của ông là người mua hàng, thực hiện mua hàng hóa từ nhà cung cấp (người bán), người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại hàng hóa thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ việc hoàn trả hàng hóa (người mua không phải thực hiện lập hóa đơn khi hoàn trả hàng).
Đề nghị ông căn cứ các quy định trích dẫn nêu trên, nghiên cứu các văn bản pháp luật về thuế và đối chiếu với tình hình thực tế kinh doanh tại đơn vị để thực hiện đúng theo quy định.
Trong quá trình thực hiện nếu còn vướng mắc, đề nghị ông cung cấp hồ sơ liên quan đến vướng mắc và liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể.
Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo hướng dẫn mới nhất của TCT như sau:
Mới đây, Tổng Cục Thuế đã có công văn số 4511/TCT-CS ngày 11/10/2023 hướng dẫn về cách lập hóa đơn trả hàng:
Căn cứ quy định và hướng dẫn nêu trên, trường hợp người bán nhận lại hàng hóa trả lại một phần hoặc toàn bộ thì thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập theo quy định tại khoản 1 Điều 4 và điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.
Đối với kê khai bổ sung đối với hóa đơn điều chỉnh, đề nghị Cục Thuế căn cứ các quy định nêu trên và nghiên cứu nội dung hướng dẫn tại công văn số 2546/TCT-CS ngày 22/6/2023 (bản photo công văn đính kèm).
Như vậy, Tổng Cục Thuế đã hướng dẫn nghĩa vụ lập hóa đơn trả hàng là thuộc về bên bán, đồng thời hóa đơn trả hàng được lập theo hình thức xử lý hóa đơn sai sót (điều chỉnh hoặc thay thế) theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: