Cuối năm là thời điểm kế toán cần kiểm tra, rà soát lại toàn bộ chứng từ kế toán trong năm để lưu trữ lại cho doanh nghiệp, phục vụ công việc kiểm tra đối chiếu sau này và phục vụ cho việc quyết toán thuế. Để biết chi tiết các công việc kế toán cần làm, mời bạn đọc theo dõi bài viết sau.
- Thực trạng hệ thống chứng từ kế toán hiện nay
– Hệ thống chứng từ lộn xộn, mất mát, sắp xếp chưa hợp lý hợp lệ, hóa đơn chưa hợp lệ dẫn tới tình trạng không tìm thấy hoặc nghiêm trọng hơn là thất lạc giấy tờ, hóa đơn.
– Số liệu sổ sách không trùng khớp, dẫn đến thiếu minh bạch, kế toán xử lý không chuẩn xác sẽ dấn đến Công ty bị phạt, truy thu số tiền lớn.
– Hạch toán không đúng, thiếu sự nhất quán giữa các năm trên hệ thống và dữ liệu
– Kỳ quyết toán thuế của doanh nghiệp tới gần nhưng kế toán chưa có kinh nghiệm dẫn đến còn nhiều sai sót, các khoản phạt phát sinh mà đáng ra không
…
- Quy định về chứng từ kế toán
– Kế toán trước tiên phải đảm bảo chứng từ kế toán của doanh nghiệp tuân thủ các nội dung căn bản theo yêu cầu của Luật kế toán.
- Khái niệm “Chứng từ kế toán”: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. (Điều 3- Luật Kế toán số 88/2015/QH13)
- Đơn vị kế toán trong hoạt động kinh doanh được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định. (Điều 5- Nghị định số 174/2016/NĐ-CP)
– Các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán bắt buộc phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo Điều 16-Luật Kế toán số 88/2015/QH13 như sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ và theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
– Về lập và quản lý chứng từ kế toán, kế toán cần chú ý một số yêu cầu trong theo Điều 18 và Điều 21 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 như sau:
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
– Ký chứng từ kế toán:
Điều 19- Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán như sau:
- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
- Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Như vậy: Yêu cầu đầu tiên đối việc việc rà soát chứng từ kế toán cuối năm là đảm bảo chứng từ tuân thủ đúng các yêu cầu về nội dung, về lập và quản lý chứng từ, về ký chứng từ kế toán chi tiết như nêu trên.
- Các công việc kế toán cần làm khi rà soát lại chứng từ, hệ thonngs sổ sách
- Kiểm tra, rà soát lại toàn bộ chứng từ kế toán cũ, sắp xếp theo phân loại;
- Kiểm tra, các chứng từ kế toán để phát hiện các sai sót so với quy định và điều chỉnh.
- Kiểm tra trình tự hạch toán kế toán tìm ra sai sót căn cứ vào quy định hạch toán kế toán
- Kiểm tra tính thống nhất giữa số liệu chi tiết và số liệu hạch toán tổng hợp
- Kiểm tra số liệu đã gửi cho cơ quan thuế là số liệu của báo cáo tài chính và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
- Sắp xếp các chứng từ kế toán theo bộ, theo thời gian
- Lập báo cáo kết quả rà soát thực trạng, rủi ro sẽ gặp phải và tìm hướng xử lý.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: