Công ty có nghĩa vụ kê khai nộp thuế thay cho cá nhân trong trường hợp có thỏa thuận trên hợp đồng.
1.Nghĩa vụ khai thuế?
– Căn cứ khoản 2 điều 4 Thông tư 40/2021/TT-BTC
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống thì thuộc trường hợp không phải nộp thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN theo quy định pháp luật về thuế GTGT và thuế TNCN. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm khai thuế chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng hạn; chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ của hồ sơ thuế theo quy định.
– Căn cứ khoản 1 điều 8 Thông tư 40/2021/TT-BTC
Điều 8. Phương pháp tính thuế đối với trường hợp tổ chức, cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân
- Tổ chức, cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân trong các trường hợp sau đây:
a) Tổ chức thuê tài sản của cá nhân mà trong hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế;
2. Hồ sơ khai thuế: khoản 1 điều 16 Thông tư 40/2021/TT-BTC
“1. Hồ sơ khai thuế
a) Hồ sơ khai thuế tháng, quý đối với tổ chức khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân trong trường hợp cá nhân hợp tác kinh doanh với tổ chức; tổ chức chi trả cho cá nhân đạt doanh số; tổ chức là chủ sở hữu sàn giao dịch thương mại điện tử; tổ chức tại Việt Nam là đối tác của nhà cung cấp nền tảng số ở nước ngoài (không có cơ sở thường trú tại Việt Nam) thực hiện chi trả thu nhập cho cá nhân quy định tại điểm 8.4 Phụ lục I – Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, cụ thể như sau:
– Tờ khai thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo mẫu số 01/CNKD ban hành kèm theo Thông tư này;
– Phụ lục Bảng kê chi tiết hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (áp dụng đối với tổ chức, cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân; cá nhân hợp tác kinh doanh với tổ chức; tổ chức chi trả cho cá nhân đạt doanh số; tổ chức là chủ sở hữu sàn giao dịch thương mại điện tử; tổ chức tại Việt Nam là đối tác của nhà cung cấp nền tảng số ở nước ngoài) theo mẫu số 01-1/BK-CNKD ban hành kèm theo Thông tư này;
– Bản sao hợp đồng hợp tác kinh doanh (nếu là lần khai thuế đầu tiên của hợp đồng). Cơ quan thuế có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.
b) Hồ sơ khai thuế đối với tổ chức khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản quy định tại tiết b điểm 8.5 Phụ lục I – Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, cụ thể như sau:
– Tờ khai thuế đối với hoạt động cho thuê tài sản (áp dụng đối với cá nhân có hoạt động cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế và tổ chức khai thay cho cá nhân) theo mẫu số 01/TTS ban hành kèm theo Thông tư này;
– Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân cho thuê tài sản (áp dụng đối với tổ chức khai thay cho cá nhân cho thuê tài sản) theo mẫu số 01-2/BK-TTS ban hành kèm theo Thông tư này;
– Bản sao hợp đồng thuê tài sản, phụ lục hợp đồng (nếu là lần khai thuế đầu tiên của Hợp đồng hoặc Phụ lục hợp đồng). Cơ quan thuế có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.
c) Hồ sơ khai thuế đối với tổ chức, cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân ủy quyền theo pháp luật dân sự thực hiện theo quy định đối với cá nhân ủy quyền nếu trực tiếp khai thuế.
d) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khai thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản thì trên tờ khai tích chọn “Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khai thuế thay, nộp thuế thay theo pháp luật thuế” đồng thời người khai ký, ghi rõ họ tên, nếu là tổ chức khai thay thì sau khi ký tên phải đóng dấu của tổ chức hoặc ký điện tử theo quy định. Trên hồ sơ tính thuế, chứng từ thu thuế thể hiện người nộp thuế là tổ chức khai thuế thay, nộp thuế thay.”
3.Về điều kiện để chi phí thuê nhà là chi phí hợp lý
Tại Điểm 2.5, Khoản 2, Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn:
“2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân”
Như vậy, công ty có nghĩa vụ kê khai nộp thuế thay cho cá nhân trong trường hợp có thỏa thuận trên hợp đồng.