Trình tự kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế được thực hiện theo các bước như sau:
- Công bố Quyết định kiểm tra thuế.
Việc kiểm tra theo Quyết định kiểm tra thuế phải được tiến hành chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc, kể từ ngày ban hành Quyết định kiểm tra thuế trừ trường hợp phải bãi bỏ Quyết định kiểm tra thuế hoặc hoãn thời gian kiểm tra. Khi bắt đầu kiểm tra thuế, Trưởng đoàn kiểm tra thuế có trách nhiệm công bố Quyết định kiểm tra thuế và giải thích nội dung Quyết định kiểm tra để người nộp thuế hiểu và có trách nhiệm chấp hành Quyết định kiểm tra. Sau khi công bố Quyết định kiểm tra, đoàn kiểm tra thuế và người nộp thuế phải có biên bản công bố Quyết định kiểm tra được lập theo mẫu số 07/KTT ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Trường hợp người nộp thuế không ký biên bản công bố Quyết định kiểm tra thì Trưởng đoàn kiểm tra thực hiện xử lý như trường hợp người nộp thuế không nhận Quyết định kiểm tra, hoặc cố tình trốn tránh không chấp hành Quyết định kiểm tra.
2. Thực hiện kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế.
– Trưởng đoàn kiểm tra, thành viên đoàn kiểm tra khi thực hiện kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế phải thực hiện đúng nội dung, không quá thời hạn ghi trong Quyết định kiểm tra thuế.
– Căn cứ phân công công việc của trưởng đoàn kiểm tra, thành viên đoàn kiểm tra phải thực hiện các công việc theo phân công của trưởng đoàn kiểm tra.
– Căn cứ phân công công việc của từng thành viên đoàn kiểm tra, thành viên đoàn kiểm tra được quyền yêu cầu người nộp thuế cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung kiểm tra thuế không có trên hệ thống cơ sở dữ liệu của ngành thuế.
– Căn cứ phân công công việc, thành viên đoàn kiểm tra thực hiện kiểm tra, đối chiếu các nội dung đã phân tích, đánh giá rủi ro và các nội dung thuộc phạm vi Quyết định kiểm tra với các hồ sơ tài liệu thu thập khi kiểm tra.
– Trong quá trình thực hiện kiểm tra, đoàn kiểm tra thực hiện kiểm tra chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, các tài liệu có liên quan trong phạm vi nội dung của Quyết định kiểm tra thuế.
Trường hợp người nộp thuế thực hiện kế toán trên máy vi tính bằng phần mềm kế toán thì đoàn kiểm tra yêu cầu cung cấp sổ kế toán được lưu trữ trên các dữ liệu điện tử đọc được bằng các phần mềm văn phòng thông dụng, có nội dung như bản người nộp thuế đã in ra để lưu trữ theo quy định, mà không yêu cầu in ra giấy.
Trường hợp cần phải tạm giữ tài liệu, tang vật liên quan đến hành vi trốn thuế, gian lận thuế thì Trưởng đoàn kiểm tra phải báo cáo Lãnh đạo bộ phận kiểm tra thuế trình Thủ trưởng cơ quan thuế có Quyết định áp dụng biện pháp tạm giữ tiền, đồ vật, giấy phép liên quan đến hành vi trốn thuế, gian lận thuế theo quy định tại Điều 112 của Luật Quản lý thuế.- Trường hợp trong thời gian kiểm tra, người nộp thuế tự phát hiện khai sai, đã khai bổ sung hồ sơ thuế và nộp số tiền thuế khai sai hoặc gian lận vào ngân sách nhà nước thì đoàn kiểm tra ghi nhận chứng từ nộp tiền, số tiền thuế đã nộp vào biên bản để xử lý vi phạm theo quy định của Luật Quản lý thuế.
– Trường hợp người nộp thuế cung cấp hồ sơ, tài liệu, hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán liên quan đến nghĩa vụ thuế quá thời hạn 06 giờ làm việc, kể từ khi nhận được yêu cầu của đoàn kiểm tra hoặc cung cấp không đầy đủ, chính xác về thông tin, tài liệu, sổ kế toán liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế theo yêu cầu của đoàn kiểm tra trong thời gian kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế thì đoàn kiểm tra lập biên bản vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ.
Việc xử phạt vi phạm hành chính được thực hiện thông qua biên bản vi phạm hành chính có chữ ký của người nộp thuế hoặc đại diện người nộp thuế. Trường hợp người vi phạm, đại diện đơn vị vi phạm không có mặt hoặc cố tình trốn tránh hoặc vì lý do khách quan mà không ký vào biên bản thì biên bản phải có chữ ký của đại diện chính quyền cấp xã, phường nơi xảy ra vi phạm hoặc của ít nhất 1 người chứng kiến xác nhận. Trường hợp không có sự xác nhận của chính quyền hoặc của người chứng kiến thì phải ghi rõ lý do vào biên bản.
– Trong quá trình kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế, nếu nội dung phát hiện qua kiểm tra mà các nội dung này khi ban hành Quyết định xử lý hoặc Kết luận kiểm tra có thể dẫn đến khiếu nại của người nộp thuế về kết quả xử lý thì Trưởng đoàn kiểm tra phải tập hợp hồ sơ, tài liệu có liên quan đến nội dung vướng mắc để báo cáo Lãnh đạo bộ phận kiểm tra.
Khi nhận được văn bản, hồ sơ xin ý kiến của trưởng đoàn kiểm tra về những vướng mắc khi tiến hành kiểm tra thì Lãnh đạo bộ phận kiểm tra phải đưa ra ý kiến chỉ đạo xử lý bằng văn bản, nếu còn vướng mắc thì có văn bản xin ý kiến Người ra quyết định kiểm tra trong thời gian 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo nội dung vướng mắc của Trưởng đoàn kiểm tra.
Trường hợp phải lấy ý kiến các bộ phận khác hoặc xin ý kiến cơ quan cấp trên thì Lãnh đạo bộ phận kiểm tra báo cáo Người ra quyết định kiểm tra có văn bản lấy ý kiến. Văn bản lấy ý kiến được gửi trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo của Lãnh đạo bộ phận kiểm tra.
Khi nhận được ý kiến tham gia thì trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc đoàn kiểm tra phải tổng hợp báo cáo Lãnh đạo bộ phận kiểm tra trình Người ban hành Quyết định kiểm tra để xem xét, quyết định.
– Trong quá trình kiểm tra thực tế tại trụ sở người nộp thuế, xác định trường hợp phạm vi kiểm tra lớn, nội dung phức tạp hoặc xác định cần thiết phải gia hạn kiểm tra để xử lý nội dung vướng mắc có khả năng xảy ra khiếu nại thì Trưởng đoàn kiểm tra phải báo cáo Người ban hành Quyết định kiểm tra chậm nhất 01 (một) ngày làm việc trước khi kết thúc thời gian kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế để ban hành Quyết định gia hạn kiểm tra (theo mẫu số 05/KTT ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), việc gia hạn kiểm tra không quá 01 lần, thời hạn gia hạn kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế không quá 10 (mười) ngày làm việc tại trụ sở của người nộp thuế.
– Kết thúc kiểm tra phần công việc được giao, thành viên đoàn kiểm tra phải lập biên bản xác nhận số liệu với đại diện người nộp thuế (theo mẫu số 09/QTKT ban hành kèm theo quy trình này). Thành viên đoàn kiểm tra chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, khách quan của biên bản xác nhận số liệu kiểm tra.
3. Lập biên bản kiểm tra thuế.
Biên bản kiểm tra thuế được lập theo mẫu số 10/QTKT ban hành kèm theo quy trình này. Căn cứ để lập biên bản kiểm tra là số liệu và tình hình được phản ánh trong biên bản kiểm tra từng phần việc mà trưởng đoàn kiểm tra đã giao cho từng thành viên trong đoàn thực hiện. Kết quả kiểm tra tại biên bản kiểm tra phải được thống nhất trong đoàn kiểm tra trước khi công bố công khai với người nộp thuế. Nếu kết quả tại biên bản kiểm tra không thống nhất với số liệu và tình hình của biên bản xác nhận số liệu của thành viên đoàn kiểm tra thì Trưởng đoàn kiểm tra có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về nội dung biên bản kiểm tra. Trong trường hợp này, thành viên trong đoàn kiểm tra có quyền bảo lưu số liệu theo biên bản từng phần việc được giao.
Biên bản kiểm tra được lập bao gồm các nội dung sau:
– Mô tả đặc điểm tình hình chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của người nộp thuế. Nêu kết quả số liệu theo nội dung đã kiểm tra của đoàn kiểm tra so với số liệu kê khai, báo cáo của người nộp thuế; giải thích lý do, nguyên nhân có sự chênh lệch.
– Phạm vi, thời kỳ kiểm tra: nêu rõ phạm vi và thời kỳ kiểm tra theo Quyết định kiểm tra.
– Kết luận về từng nội dung kiểm tra, xác định số thuế phải nộp tăng thêm qua kiểm tra, xác định hành vi, mức độ vi phạm, đề xuất biện pháp xử lý theo thẩm quyền. Kiến nghị biện pháp xử lý không thuộc thẩm quyền của đoàn kiểm tra.
– Quyền và thời hạn giải trình của người nộp thuế.
Khi kết thúc kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế, dự thảo biên bản kiểm tra phải được công bố công khai trước đoàn kiểm tra, người nộp thuế và bàn giao cho người nộp thuế để có ý kiến, giải trình (nếu có) và ký biên bản kiểm tra. Trưởng đoàn kiểm tra thực hiện lập biên bản công khai và bàn giao dự thảo biên bản kiểm tra theo mẫu số 13/KTT ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT- BTC ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Nếu người nộp thuế yêu cầu, Trưởng đoàn kiểm tra thuế phải giải thích các nội dung chưa rõ trong dự thảo biên bản kiểm tra thuế. Trường hợp người nộp thuế không yêu cầu giải trình, thì phải được ghi rõ ý kiến vào biên bản. Trường hợp người nộp thuế có ý kiến giải trình với đoàn kiểm tra, việc giải trình, hoàn thiện biên bản kiểm tra, ký biên bản kiểm tra phải được thực hiện trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế. Trường hợp người nộp thuế vẫn có ý kiến giải trình thì hình thức và thời hạn giải trình phải được ghi nhận tại biên bản kiểm tra. Việc giải trình và xem xét ý kiến giải trình được thực hiện theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ.
Biên bản kiểm tra phải được Trưởng đoàn kiểm tra và người nộp thuế (hoặc đại diện hợp pháp của người nộp thuế) ký vào từng trang và đóng dấu của người nộp thuế gồm cả dấu riêng và dấu giáp lai giữa các trang của biên bản (nếu người nộp thuế là tổ chức có con dấu riêng).
Trường hợp còn vướng mắc về cơ chế chính sách phải xin ý kiến thì ghi nhận thành mục riêng tại biên bản kiểm tra phần nội dung vướng mắc đang chờ xin ý kiến và được tách riêng với kết quả kiểm tra; khi có kết quả trả lời thì đoàn kiểm tra hoặc bộ phận kiểm tra lập Phụ lục biên bản theo mẫu số 14/KTT ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính để tiếp tục xử lý theo quy định của pháp luật.
Trường hợp hết thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày công khai dự thảo biên bản kiểm tra thuế người nộp thuế không ký biên bản kiểm tra thuế thì Trưởng đoàn kiểm tra phải lập biên bản vi phạm hành chính về việc không ký biên bản kiểm tra (theo quy định của Nghị định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn), báo cáo Lãnh đạo bộ phận kiểm tra thuế để báo cáo Người có thẩm quyền ban hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo quy định, đồng thời yêu cầu người nộp thuế ký biên bản kiểm tra.
Trường hợp kể từ ngày lập biên bản kiểm tra, người nộp thuế có ý kiến giải trình hoặc đề nghị gia hạn thời hạn giải trình bằng văn bản trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc; hoặc có văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc thì việc xem xét ý kiến giải trình được thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính.
Khi đoàn kiểm tra được giao xem xét ý kiến giải trình mà kết quả có sự thay đổi so với biên bản kiểm tra đã lập thì đoàn kiểm tra căn cứ vào biên bản kiểm tra đã lập, văn bản giải trình của người nộp thuế hoặc biên bản giải trình trực tiếp để báo cáo Lãnh đạo bộ phận kiểm tra thuế trình Thủ trưởng cơ quan thuế xử lý theo quy định.
Biên bản kiểm tra phải được lập tối thiểu là 04 bản, có giá trị pháp lý như nhau:
– 01 bản người nộp thuế giữ.
– 01 bản Trưởng đoàn kiểm tra giữ.
– 01 bản gửi cho bộ phận kê khai và kế toán thuế.
– 01 bản lưu tại bộ phận thực hiện kiểm tra thuế.
Trường hợp cơ quan thuế hoặc bộ phận thực hiện kiểm tra thuế không trực tiếp quản lý người nộp thuế thực hiện kiểm tra thì gửi 01 bản cho cơ quan thuế hoặc bộ phận trực tiếp quản lý người nộp thuế.
Biên bản kiểm tra thuế là căn cứ để ban hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, Kết luận kiểm tra và các Quyết định hành chính về quản lý thuế.
4. Xử lý kết quả kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế.
– Chậm nhất là 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản kiểm tra thuế, Trưởng đoàn kiểm tra phải báo cáo Lãnh đạo bộ phận kiểm tra thuế để trình Thủ trưởng cơ quan thuế về kết quả kiểm tra thuế (mẫu số 11/QTKT ban hành kèm theo quy trình này) và dự thảo Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế (mẫu số MQĐ02 ban hành kèm theo Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ) hoặc Kết luận kiểm tra thuế (mẫu số 15/KTT ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).
Trường hợp biên bản kiểm tra thuế có ghi nhận nội dung vướng mắc chờ xin ý kiến, thì Báo cáo kết quả kiểm tra thuế và Kết luận kiểm tra thuế (nếu có) phải nêu rõ chưa xử lý những nội dung còn vướng mắc. Đối với các nội dung còn vướng mắc, sau khi nhận được ý kiến tham gia thì tiếp tục xử lý theo quy định của pháp luật.
Trường hợp kết quả kiểm tra dẫn đến phải xử lý truy thu về thuế; xử phạt vi phạm hành chính về thuế thì trong thời hạn không quá 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản kiểm tra (đối với trường hợp người nộp thuế không có yêu cầu giải trình theo quy định tại Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính hoặc ghi rõ ý kiến trong biên bản kiểm tra về việc không thực hiện quyền giải trình); hoặc người nộp thuế có yêu cầu giải trình trong thời hạn theo quy định tại Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính hoặc phải xác minh các tình tiết vi phạm hành chính thì trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày ký biên bản kiểm tra; hoặc kết quả kiểm tra có tình tiết đặc biệt nghiêm trọng, có nhiều tình tiết phức tạp, cần có thêm thời gian để xác minh, thu thập chứng cứ thì trong thời hạn 02 tháng kể từ ngày ký biên bản kiểm tra, Thủ trưởng cơ quan thuế phải ban hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo mẫu số MQĐ02 ban hành kèm theo Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ.
Trường hợp không phải xử lý truy thu về thuế; không phải xử phạt vi phạm hành chính về thuế thì trong thời hạn không quá 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản kiểm tra, Thủ trưởng cơ quan thuế phải ký kết luận kiểm tra thuế theo mẫu số 15/KTT ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.