Việc xác định chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp rất quan trọng vì giúp giảm thuế phải nộp, đồng thời là một tiêu chí đánh giá kế toán giỏi trong việc áp dụng pháp luật. Vậy, chi phí hợp lý là gì, điều kiện chi phí hợp lý được quy định thế nào?
- Chi phí hợp lý là gì?
Chi phí hợp lý là chi phí phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh theo quy định của pháp luật.
Đó có thể là chi phí thuê văn phòng, mua tài sản, công cụ, tiền lương nhân viên, chi phí xăng xe…
- Vì sao cần tối ưu chi phí hợp lý
Chi phí hợp lý còn được gọi là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, bởi thuế TNDN được tính theo thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.
Thu nhập chịu thuế TNDN = Doanh thu chịu thuế – Chi phí hợp lý
Càng nhiều chi phí bị loại khỏi chi phí hợp lý thì thu nhập chịu thuế của DN càng cao, số thuế TNDN mà doanh nghiệp phải nộp càng lớn.
Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ điều kiện để chi phí được tính là “hợp lý” nhằm tối ưu số thuế phải nộp.
- Điều kiện xác định chi phí hợp lý
Theo Thông tư số 96/2015/TT-BTC, để chi phí được tính là chi phí hợp lý thì cần đáp ứng đủ các điều kiện sau:
Điều kiện 1: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Điều kiện 2: Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.
Điều kiện 3: Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần mà có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Lưu ý:
– Nếu mua hàng hoá, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
– Trường hợp khi thanh toán mà doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ này vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).
- Một số trường hợp bị loại chi phí
Trong thực tế, phát sinh nhiều trường hợp doanh nghiệp không đáp ứng đủ các điều kiện trên dẫn đến bị loại chi phí, ví dụ:
– Chi phí không tương ứng với doanh thu tính thuế. Ví dụ: khoản chi không phát sinh trong thời gian thực hiện hợp đồng, chi phí phát sinh nhưng chưa có doanh thu…
– Không chứng minh được khoản chi đó phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty (chẳng hạn như mua tivi, cây cảnh để tại nhà giám đốc)
– Thiếu hoá đơn, chứng từ hợp lệ để chứng minh sự phát sinh giao dịch, chẳng hạn:
+ Thiếu biên bản nghiệm thu hợp đồng
+ Thiếu biên bản bàn giao hàng hoá, thiếu chữ ký xác nhận, điền thiếu thông tin thời gian bàn giao
– Hạch toán sai thời điểm dẫn đến chi phí bị loại (ví dụ như đến năm 2023, bạn phát hiện một khoản chi năm 2022 bị kê khai thiếu thì bạn cũng không được hạch toán chi phí đó vào năm 2023 nữa, nếu hạch toán vào năm 2023 sẽ bị coi là hạch toán sai thời điểm).
– Khoản chi mà hóa đơn đầu vào không hợp pháp, hoặc hóa đơn mua HHDV của doanh nghiệp bị cơ quan chức năng kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp thuộc loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; hóa đơn đầu vào đã bị điều chỉnh giảm hoặc thay thế.
– Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư này) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ.
– Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
– Khoản chi lương cho người lao động làm việc toàn thời gian tại doanh nghiệp nhưng lại có tài liệu chứng minh làm việc cố định ở nơi khác (thường gặp ở doanh nghiệp xây dựng).
– Thanh toán bằng tiền mặt với các khoản chi có gía trị trên 20 triệu
– Một số khoản chi phí bị khống chế: Nếu vượt mức tối đa cho phép thì phần vượt quá sẽ không được tính vào chi phí được trừ:
+ Các khoản chi có tính phúc lợi cho NLĐ “không quá 01 tháng lương bình quân thực tế”
+ Mức tiền chi bữa ăn giữa ca cho NLĐ (đối với trường hợp phụ cấp ăn ca cho NLĐ dưới hình thức chi tiền hỗ trợ): không vượt quá 730.000 đồng/người/tháng.
+ Tiền chi trang phục, chi bảo hộ lao động, nếu chi bằng tiền; hoặc bằng cả tiền và hiện vật thì mức chi bằng tiền không vượt quá 05 triệu/người/năm
+ Đối với phương tiện vận tải, doanh nghiệp sẽ không được tính vào chi phí được trừ phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống. (Ngoại trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn. Ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô).
Ngoài ra, với loại xe này, phần thuế GTGT đầu vào tương ứng với nguyên giá ô tô vượt trên 1,6 tỷ cũng sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
+ Phần lãi vay của các đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế thì tối đa là 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm vay
+ Tổng chi phí lãi vay (sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay) phát sinh trong kỳ không vượt quá 30% của tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trong kỳ cộng chi phí lãi vay (sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay) phát sinh trong kỳ cộng chi phí khấu hao phát sinh trong kỳ.
+ Mức trích quỹ khoa học công nghệ tối đa không quá 10% thu nhập tính thuế thu nhập doanh nghiệp trong kỳ
+ Chi phí tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá đối không được vượt định mức mà nhà nước ban hành.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: