Thực tế hoạt động thương mại mua bán hàng hóa của doanh nghiệp có thể xảy ra tình huống hóa đơn của hàng hóa về trước nhưng hàng hóa về sau, đặc biệt là ở các doanh nghiệp thường xuyên có hoạt động mua bán, nhập khẩu hàng hóa.
Vậy, khi hóa đơn về trước hàng về sau, kế toán doanh nghiệp sẽ phải hạch toán sao cho đúng? Cùng Vinatas giải đáp ngay trong bài viết dưới đây.
- Chứng từ làm căn cứ hạch toán hoá đơn về trước hàng về sau
Trong hướng dẫn Tài khoản 151 – Điều 24 của Thông tư số 200/2014/TT-BTC có nêu:
“a) Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư (nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; hàng hóa) mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi, kho ngoại quan hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
b) Hàng hóa, vật tư được coi là thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa nhập kho, bao gồm:
– Hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng còn để ở kho người bán, ở bến cảng, bến bãi hoặc đang trên đường vận chuyển;
– Hàng hóa, vật tư mua ngoài đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm, kiểm nhận nhập kho”.
Chứng từ làm căn cứ hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau gồm:
+ Hợp đồng, thỏa thuận giữa các bên, các phiếu nhập, xuất kho, chứng từ chuyển tiền.
+ Trong hợp đồng cần thể hiện rõ thời gian giao hàng, thời điểm giao nhận hóa đơn, chứng từ hàng đi đường (Phiếu Xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều chuyển), sau khi nhận đủ, thanh toán tiền mới thực hiện xuất hóa đơn GTGT.
- Nguyên tắc hạch toán
Trong trường hợp cuối kỳ kế toán, công ty đã nhận được hóa đơn từ phía nhà cung cấp nhưng hàng chưa về nhập kho, trường hợp này kế toán căn cứ vào hóa đơn, chứng từ kế toán và ghi nhận hàng mua đang đi đường. Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán sẽ làm thủ tục nhập kho và ghi sổ kế toán.
- Cách hạch toán hóa đơn về trước hàng hóa
Hướng dẫn chi tiết hạch toán theo Điều 24, Thông tư số 200/2014/TT-BTC như sau:
a) Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
– Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào hóa đơn mua hàng của các loại hàng mua chưa về nhập kho, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả cho người bán; hoặc
Có các TK 111, 112, 141,…
– Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị hàng mua bao gồm cả thuế GTGT
– Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, căn cứ hóa đơn và phiếu nhập kho, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
– Trường hợp sang tháng sau hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế tại phương tiện, tại kho người bán, tại bến cảng, bến bãi, hoặc gửi thẳng cho khách hàng, gửi bán đại lý, ký gửi, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán; hoặc
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
– Trường hợp hàng mua đang đi đường bị hao hụt, mất mát phát hiện ngay khi phát sinh hoặc khi kiểm kê cuối kỳ, căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt, kế toán phản ánh giá trị hàng tồn kho bị mất mát, hao hụt, ghi:
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
b) Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
– Đầu kỳ, kế toán căn cứ trị giá thực tế hàng hoá, vật tư đang đi đường đã kết chuyển cuối kỳ trước kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đang đi đường đầu kỳ, ghi:
Nợ TK 611 – Mua hàng
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
– Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê xác định trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đã mua nhưng chưa về nhập kho (còn đang đi đường cuối kỳ), ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Có TK 611 – Mua hàng.
Lưu ý: Kế toán thuế có thể lưu ý đến rủi ro trong một số trường hợp đặc biệt: Hàng ko về được hoặc bị nhập kho ít hơn mà đã ghi nhận thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (Liên quan trực tiếp đến tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý) có thể ảnh hưởng đến tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của doanh nghiệp. Trường hợp này, kế toán thuế nên cùng với kế toán lưu ý kiểm tra và theo dõi thường xuyên hồ sơ hàng mua đang đi đường và trạng thái hàng hóa nhập kho hay chưa để hạn chế các rủi ro có thể xảy ra.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: