Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là một văn bản được lập khi quá trình lập hóa đơn xảy ra các sai sót và cần phải thực hiện công tác điều chỉnh những nội dung sai sót. Vậy biên bản điều chỉnh hóa đơn ký điện tử có hợp lệ không? Cùng tham khảo tình huongs sau đây nhé.
Tình huống:
Kính gửi Tổng cục thuế. Trường hợp Công ty chúng tôi mua hàng, bên bán đã giao hàng và xuất hóa đơn giá trị gia tăng. Sau đó phát hiện hóa đơn đã xuất bị sai sót về đơn giá nên bên bán tiến hành xuất hóa đơn điều chỉnh và 2 bên ký biên bản điều chỉnh về nội dung sai sót. Quý tổng cục thuế cho tôi hỏi khi 2 bên ký biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn dạng điện tử thì: 1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn mà 2 bên ký điện tử có được tính là hợp lệ hay không? 2. Trước khi sử dụng chữ ký số điện tử để ký lên biên bản điều chỉnh, Công ty chúng tôi có phải thực hiện thủ tục công bố, đăng ký gì hay không? 3. Định dạng điện tử nào của biên bản điều chỉnh được xem là hợp lệ?
Trả lời:
– Căn cứ Khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về xử lý hoá đơn sai sót;
– Căn cứ Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tài chính quy định về xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp;
– Căn cứ Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số
+ Tại Điều 8 quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số:
“1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.…”
+ Tại Điều 9 quy định về điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số
“Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
1. Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
2. Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
a) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
b) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
c) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
d) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.
3. Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.…”
Căn cứ các quy định nêu trên, theo nội dung trình bày tại văn bản. Cục thuế trả lời nguyên tắc cho Độc giả như sau:
Trường hợp công ty của Độc giả xử lý hoá đơn sai sót theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, có thực hiện lập văn bản thoả thuận giữa hai bên về việc hoá đơn có sai sót và việc ký kết văn bản thoả thuận này được thực hiện bằng chữ ký số nếu đáp ứng đủ điều kiện về đảm bảo an toàn chữ ký số theo quy định tại điều 9 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP thì được xem là văn bản có giá trị pháp lý.
Về đăng ký sử dụng chữ ký số điện tử: Theo quy định tại Luật Quản lý thuế hiện hành, chỉ yêu cầu đăng ký chữ ký số đối với chữ ký số ký hoá đơn điện tử, đối với chữ ký số ký kết văn bản giữa các đơn vị không yêu cầu phải đăng ký với cơ quan thuế. Đề nghị Độc giả đảm bảo điều kiện chữ ký số tại đơn vị theo quy định tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP.
Về định dạng văn bản ký kết: Nghị định số 123/2020/NĐ-CP chỉ quy định về định dạng đối với hoá đơn điện tử là định dạng XML, không quy định chi tiết định dạng văn bản thoả thuận hoá đơn có sai sót. Độc giả rà soát văn bản quy phạm pháp luật về hoá đơn, đảm bộ đầy đủ các hồ sơ theo quy định hiện hành về xử lý hoá đơn sai sót.
Nguồn: Hỏi đáp của Bộ Tài Chính
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: