Khoán chi là các khoản chi phí phát sinh tại doanh nghiệp trực tiếp bỏ ra để phục vụ sản xuất kinh doanh hay doanh nghiệp chuyển các khoản trực tiếp chi này sang cho người lao động trực tiếp chi trả
theo một mức cố định để tiết kiệm tránh lãng phí, đồng thời nâng cao trách nhiệm của người lao động.
Về thuế TNCN: Căn cứ tại tiết đ.4 Điểm 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC
-Các khoản khoán chi tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,..cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước.
Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:
đ.4.1) Đối với cán bộ, công chức và người làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, Hội, Hiệp hội: mức khoán chi áp dụng theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.
đ.4.2) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
đ.4.3) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức quốc tế, các văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: mức khoán chi thực hiện theo quy định của Tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài.”
Về thuế TNDN: quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC
Khoán chi tiền ăn giữa ca:
Căn cứ Khoản 2, Điều 3 Thông tư số 25/2018/TT-BTC ngày 16/3/2018 của Bộ Tài chính: “b) Các Khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.”
Như vậy, tiền ăn giữa ca không bị khống chế mức khoán chi.
*Công văn số 6627/CT-TTHT ngày 13/7/2016 của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh
Trường hợp Công ty đã trả phụ cấp tiền ăn cho nhân viên tính trong lương, đồng thời có mua thêm thức ăn để dự trữ cho nhân viên thì chi phí mua thêm thức ăn dự trữ này không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN
Công văn 1166 /TCT-TNCN ngày 21/3/2016 của Tổng cục thuế hướng dẫn về Khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân:
- Trường hợp Khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân nếu được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì Khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.
- Trường hợp đơn vị chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Khoán chi tiền trang phục:
2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.
Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.”
Khoán chi văn phòng phẩm:
Công văn 69792 ngày 10 tháng 11 năm 2016 cuả Cục thuế TP Hà Nội trả lời:
Trường hợp Công ty của Độc giả có khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại,… cho người lao động phù hợp với mức khoán chi quy định tại quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì Công ty được tính khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Người lao động nhận khoản chi trong mức khoán của Công ty thì không phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Trường hợp Công ty chi cho người lao động cao hơn mức khoánchi thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Về BHXH: Theo khoản 3 điều 30 Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH ngày 29/12/2015 quy định:
Tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc không bao gồm các khoản chế độ và phúc lợi khác, như: Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ