Là kế toán, hàng ngày chắc chắn các bạn đều có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là gì? Ngoài hóa đơn ra thì có loại chứng từ kế toán nào nữa không? Việc quản lý, sử dụng chứng từ kế toán được thực hiện như thế nào?
- Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán là một loại chứng từ được sử dụng trong nghiệp vụ kế toán nhằm phục vụ việc thu chi của cá nhân, tổ chức kinh doanh.
– Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán (khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015)
Chứng từ kế toán bao gồm các loại sau:
- Chứng từ liên quan đến tiền mặt gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán,…
- Chứng từ liên quan đến ngân hàng gồm: Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, Séc, ủy nhiệm chi,…
- Chứng từ liên quan đến mua hàng/bán hàng gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, hóa đơn GTGT đầu ra, tờ khai hải quan, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản bàn giao, bảng báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế,…
- Chứng từ liên quan đến tiền lương gồm: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, hợp đồng lao động, các quy chế, quy định,…
- Chứng từ liên quan đến chi phí, doanh thu gồm phiếu kế toán.
- Nội dung chứng từ kế toán
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
– Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
(Điều 16 Luật Kế toán 2015)
- Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán cần phải đáp ứng quy định sau:
- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
- Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung tại Mục 1 nêu trên.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;
- Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
- Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
- Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định: Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán 2015.
- Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015.
- Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
(Điều 18 Luật Kế toán 2015)
- Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán
Việc quản lý, sử dụng chứng từ kế toán quy định như sau:
- Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
(Điều 21 Luật Kế toán 2015)
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: