Lùi ngày, cách số là thói quen và là nhu cầu không thể thiếu của nhiều kế toán viên doanh nghiệp do đặc thù các doanh nghiệp thường chốt số liệu vào cuối tháng trước khi xuất hóa đơn hoặc yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên điều này có lẽ sẽ không còn khả thi nữa khi doanh nghiệp chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Dễ dàng lùi ngày, cách số khi xuất hóa đơn theo quy định cũ
Theo quy định của khoản 3 Điều 15 Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ thì:
Ngày lập hoá đơn là ngày người bán và người mua làm thủ tục ghi nhận hàng hoá, dịch vụ đã được chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng. Các trường hợp pháp luật quy định chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký thì ngày lập hoá đơn là ngày bàn giao hàng hoá.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hoá đơn cho khối lượng, giá trị hàng hoá, dịch vụ được giao tương ứng.
Như vậy, quy định hiện hành về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ đã có quy định rõ ràng về Ngày lập hóa đơn mà các doanh nghiệp phải tuân thủ khi thực hiện xuất hóa đơn. Tuy nhiên, do đặc tính của hóa đơn giấy doanh nghiệp có thể dễ dàng chừa lại vài số hóa đơn để xuất sau theo nhu cầu nên việc xác định thời điểm lập khó khả thi với cơ quan chức năng.
Ngay cả đối với hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì việc lùi ngày cách số để xuất sau cũng khá dễ dàng do:
– Dữ liệu hóa đơn điện tử được lập nội bộ trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử.
– Bản thân các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm cũng thể hiện sự “chiều lòng” với nhu cầu của khách hàng của mình để “giữ khách” nên việc lùi ngày giữ số có thể nói vẫn thực hiện được khá dễ dàng với nhiều doanh nghiệp.
- Nghị định 123 yêu cầu chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế
Theo các quy định mới của Nghị định 123 và Thông tư 78, việc lùi ngày cách số có thể sẽ không thực hiện được nữa do những ràng buộc về quy định chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Theo đó, Nghị định 123 quy định về 2 hình thức hóa đơn như sau:
– Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế: doanh nghiệp, người nộp thuế sau khi nhập liệu, xuất hóa đơn sẽ thực hiện ký số và gửi hóa đơn lên cơ quan Thuế để cấp mã, sau đó gửi hóa đơn cho người mua. Như vậy ngay tại thời điểm xuất hóa đơn, doanh nghiệp đã phải gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã mới có giá trị pháp lý.
– Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế: thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan Thuế theo 2 phương thức:
+ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123. Nộp cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng (theo tháng hoặc quý), áp dụng với một số doanh nghiệp loại hình kinh doanh đặc thù.
+ Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua).
Như vậy, với việc hầu hết doanh nghiệp khi xuất hóa đơn phải thực hiện chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế thì việc lùi ngày cách số sẽ khó khả thi do thời điểm chuyển dữ liệu cùng thời điểm hoặc cùng ngày lập hóa đơn.
Mặt khác, chiếu theo quy định tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có đưa ra các mức xử phạt vi phạm hành chính nếu doanh nghiệp chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan Thuế.
- Ngày lập và ngày ký số hoá đơn có được khác nhau không?
Căn cứ Khoản 9, Điều 10 Nghị định 123: Thời điểm ký số trên HĐĐT là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp HĐĐT đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
Như vậy ngày lập hóa đơn và ngày ký số trên hóa đơn không bắt buộc trùng nhau. Hóa đơn có ngày hóa đơn khác với ngày ký số hóa đơn vẫn hợp lệ.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: