Quá trình sử dụng HĐĐT thường không tránh khỏi một số trường hợp hóa đơn bị sai sót. Điều này khiến nhiều bạn đọc thắc mắc: HĐĐT đã ký có sửa được không? Để tìm hiểu nội dung này, mời các bạn tham khảo bài viết sau đây.
- Căn cứ pháp lý
Cũng tương tự hóa đơn giấy, khi sử dụng HĐĐT cũng có khả năng xảy ra sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hướng dẫn cụ thể về xử lý HĐĐT viết sai:
+ Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn xử lý hóa đơn có sai sót.
+ Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý HĐĐT đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp.
Đối với HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 2 hình thức hóa đơn là HĐĐT có mã của cơ quan thuế và HĐĐT không có mã của cơ quan thuế. Đối với mỗi trường hợp sẽ có cách xử lý sai sót khác nhau, kế toán cần căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để xử lý.
- Giải đáp thắc mắc: HĐĐT đã ký có sửa được không?
Trường hợp HĐĐT có sai sót, doanh nghiệp thực hiện xử lý theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:
– Trường hợp HĐĐT sai sót đã được cấp mã, chưa gửi cho người mua.
+ Bước 1: Hủy HĐĐT sai sót.
+ Bước 2: Lập HĐĐT mới để gửi cho người mua.
+ Bước 3: Nộp thông báo theo Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
Lưu ý:
Mẫu 04/SS-HĐĐT có thể lập cho từng hóa đơn sai sót hoặc nhiều HĐĐT sai sót.
Mẫu 04/SS-HĐĐT có thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh HĐĐT điều chỉnh.
– Trường hợp HĐĐT có mã/không có mã của cơ quan thuế sai sót, đã gửi người mua
Nếu HĐĐT sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì thực hiện theo các bước như sau:
+ Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc có HĐĐT sai sót, không cần lập hóa đơn mới.
+ Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế về HĐĐT sai sót, sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý:
Mẫu 04/SS-HĐĐT có thể lập cho từng hóa đơn có sai sót hoặc cho nhiều HĐĐT sai sót.
Mẫu 04/SS-HĐĐT nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh HĐĐT điều chỉnh.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế có sai sót trên, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế, khi đó, không thực hiện xử lý như trên.
– HĐĐT sau sót thông tin quan trọng (mã số thuế, số tiền trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa sai quy cách, chất lượng)
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT sai sót
Bước 1: Người bán lập HĐĐT điều chỉnh cho HĐĐT sai sót để gửi cho người mua.
+ HĐĐT điều chỉnh bắt buộc phải có nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…ngày…tháng…năm”.
+ Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh: Điều chỉnh tăng ghi dấu dương, điều chỉnh giảm ghi dấu âm, đúng với thực tế cần điều chỉnh.
Bước 2: Sau khi ký số, người bán gửi HĐĐT điều chỉnh cho cơ quan thuế cấp mã (nếu sử dụng HĐĐT có mã) và gửi cho người mua hoặc gửi luôn cho người mua (nếu sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế).
Cách 2: Lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT sai sót
Bước 1: Người bán lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT sai sót gửi cho người mua. Trên HĐĐT thay thế bắt buộc phải có nội dung “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…ngày…tháng…năm”.
Bước 2: Sau khi ký số, người bán gửi HĐĐT thay thế cho cơ quan thuế cấp mã (nếu sử dụng HĐĐT có mã) và gửi cho người mua hoặc gửi luôn cho người mua (nếu sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế).
– Trường hợp cơ quan thuế phát hiện
+ Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán rà soát thông tin trên HĐĐT sai sót.
+ Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
+ Bước 3: Người bán xử lý HĐĐT theo các trường hợp nêu trên.
– Trường hợp điều chỉnh HĐĐT theo Thông tư 32 sau khi đã chuyển sang sử dụng HĐĐT theo Thông tư 78
Nếu doanh nghiệp đã chuyển đổi sang HĐĐT theo Thông tư 78/2021/TT-BTC sau đó mới phát hiện ra HĐĐT theo Thông tư 32/2011/TT-BTC sử dụng trước đó sai sót thì xử lý như sau:
+ Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
+ Bước 2: Lập HĐĐT thay thế gửi cơ quan thuế để xin cấp mã mới.
+ Bước 3: Gửi lại HĐĐT thay thế của Thông tư 78 cho người mua.
- Hướng dẫn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế
Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo HĐĐT có sai sót theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là loại biểu mẫu dùng trong những trường hợp hóa đơn có sai sót về sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế.
Căn cứ quy định tại Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, thời gian gửi thông báo đến cơ quan thuế về sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT có thể làm bất cứ lúc nào nhưng đảm bảo chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai điều chỉnh thuế GTGT phát sinh.
Cách nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT khác nhau tùy theo nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT.
Như vậy, bài viết trên đã cung cấp cho các bạn cách xử lý khi HĐĐT đã ký xảy ra sai sót. Thông thường, cách xử lý sẽ khác nhau tùy theo thời điểm phát hiện sai sót, nội dung sai sót,… Do đó, bạn đọc cần nắm vững các bước xử lý trong từng trường hợp để thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế HĐĐT đúng quy định.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: