Khi công ty phát sinh thuê khoán đội nhân công thì cần có hồ sơ như thế nào để ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN?
Tình huống: Công ty tôi chuyên về thi công xây dựng Công trình, tháng 5/2023 Công ty tôi có thuê khoán Tổ đội nhân công (trọn gói) cho 1 cá nhân đại diện làm Tổ trưởng ký Hợp đồng thuê khoán việc với Công ty, đơn giá đã bao gồm thuế TNCN (cá nhân không kinh doanh, không đăng ký hộ kinh doanh), Khi nghiệm thu khối lượng hoàn thành đợt 1 Công ty tôi đã thanh toán bằng tiền mặt cho Tổ trưởng tổ nhân công sau khi đã khấu trừ 10% thuế TNCN. Hồ sơ kèm theo bao gồm: 1/ Hợp đồng thuê khoán nhân công 2/ Giấy Ủy quyền của công nhân cho Người đại diện ký Hợp đồng với Công ty 3/ Căn cước công dân của cá nhân 4/ Bảng chấm công 5/ Biên bản xác nhận khối lượng giá trị công việc hoàn thành (Đợt 1) 6/ Bảng kê thu mua hàng hóa (Bảng kê 01/TNDN) 7/ Chứng từ chi tiền mặt 8/ Chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Cho tôi hỏi: Để được tính chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hợp lệ tôi xin Quý cơ quan tư vấn về hồ sơ chứng từ: 1/ Hồ sơ chứng từ bao gồm các mục như trên đã đầy đủ và hợp lệ chưa? 2/ Công ty chúng tôi có phải lập Tờ khai tờ khai 05/kk-tncn và Quyết toán thay trong trường hợp này không?
Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC
Điều 25. Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế
- Khấu trừ thuế
i) Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác
Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại điểm c, d, khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.
2.Chứng từ khấu trừ
a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.
b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:
b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Căn cứ điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Theo thông tư 96/2015/TT-BTC
Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:
“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
- Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
– Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Từ các quy định nêu trên, cơ quan thuế có hướng dẫn như sau:
Công ty ký hợp đồng với cá nhân (không có đăng ký kinh doanh) để thi công các công trình xây dựng thì thu nhập mà cá nhân nhận được thuộc diện chịu thuế theo quy định về tiền lương, tiền công. Công ty có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất 10% trước khi chi trả cho cá nhân hoặc cho đại diện của nhóm cá nhân. Đồng thời Công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.
Để các khoản chi phí thuê nhân công phục vụ cho các công trình xây dựng nêu trên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN thì Công ty của Độc giả cần có những hồ sơ liên quan như sau:
- Hợp đồng ký với các cá nhân hoặc đại diện nhóm cá nhân,
- Bảng chấm công,
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN,
- Chứng từ thanh toán tiền nhân công,
- Bản sao chứng minh nhân dân (thẻ căn cước công dân) của cá cá nhân,
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN và các hồ sơ có liên quan khác (nếu có).
Công ty phải kê khai, nộp thuế TNCN đối với khoản khấu trừ thuế TNCN 10% nêu trên cùng Tờ khai thuế TNCN tháng (quý) và Tờ khai quyết toán thuế TNCN năm của Công ty. Công ty không thực hiện quyết toán thay thuế TNCN đối với những cá nhân này do không thuộc trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế TNCN.