File XML của hóa đơn điện tử là file có giá trị pháp lý, file PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử và không có giá trị pháp lý.
Khái niệm về hóa đơn điện tử lưu file PDF
Hóa đơn điện tử bản PDF thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của một hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nó lại không phải là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử nên chỉ có công dụng lưu trữ để ghi sổ, theo dõi quy trình về kế toán và không có hiệu lực để thanh toán, giao dịch.
Khái niệm về hóa đơn điện tử lưu file XML
XML hay còn có tên gọi là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng được sử dụng để xác định cấu trúc dữ liệu cũng như cách lưu trữ và truyền tải dữ liệu đó. Vì thế, theo quy định của pháp luật, đây chính là định dạng hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý dùng để thanh toán và giao dịch.
Hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML là hợp pháp?
Căn cứ khoản 2 điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
“2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.”
Khoản 3 điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
“3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”
Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử
“1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế
3. Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.
4. Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:
a) Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
b) Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
c) Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
5. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.”
Khoản 2 điều 18: “2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”
Căn cứ quyết định 1450/QĐ-TCT ban hành quy định về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế
Công văn 1152/TCT -CS trả lời về hóa đơn điện tử:
“File XML của hóa đơn điện tử là file có giá trị pháp lý, file PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử và không có giá trị pháp lý.
Như vậy, hóa đơn điện tử luôn có 2 file đi kèm là file dữ liệu hóa đơn XML và bản thể hiện của hóa đơn PDF. Và hóa đơn điện tử hợp pháp phải có nội dung trong file PDF trùng với các dữ liệu có trong file XML từ thông tin đơn vị bán hàng, tên công ty, mã số thuế,…
Dựa theo nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rằng “Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML”. Chính vì thế, hóa đơn điện tử mà chỉ sử dụng file PDF là không đúng quy định và không có bất kỳ giá trị pháp lý nào.