Hiện nay, không ít doanh nghiệp vẫn in bản thể hiện của hóa đơn (file pdf) ra giấy. Vậy hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không? Cùng theo dõi bài viết sau để có câu trả lời.
- Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không?
Hóa đơn điện tử in ra giấy là hợp lệ nếu bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi. Tức là hóa đơn điện tử in ra giấy phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, không bị thay thế, sửa đổi, thêm, bớt nội dung.
Hóa đơn điện tử được định được định dạng bằng XML và cần có phần mềm đọc file XML để xem hóa đơn điện tử nên người dùng thường sử dụng file PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử hoặc chuyển đổi ra giấy để xem, lưu trữ, đối chiếu giữa các nghiệp vụ trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên, bản hóa đơn giấy chuyển đổi này không có giá trị pháp lý, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán (trừ hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế) và chỉ có file XML của hóa đơn điện tử mới có giá trị pháp lý.
Do đó, cần lưu file XML cẩn thận để sử dụng khi có yêu cầu.
Hóa đơn điện tử in ra giấy sẽ thường được sử dụng để:
– Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm trong quá trình phân phối, bán hàng, khi đi đường;
– Ghi sổ, theo dõi nhằm tạo điều kiện thuận lợi khi hạch toán, kiểm tra. Khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh;
– Phục vụ yêu cầu của khách hàng.
Ngoài ra, theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chỉ phải in hóa đơn điện tử ra giấy trong trường hợp cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra hoặc do yêu cầu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Như vậy, hóa đơn điện tử in ra giấy được coi là hợp lệ nếu phản ánh toàn vẹn đúng, đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
- Hóa đơn điện tử in ra giấy có cần đóng dấu không?
Hiện nay, không có bất kỳ văn bản pháp luật nào quy định hóa đơn điện tử in ra giấy phải đóng dấu. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán nên các hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần đóng dấu của doanh nghiệp.
Cụ thể, theo khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
Tuy nhiên, cần lưu ý, hóa đơn điện tử phải sẵn sàng được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Theo đó, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy chỉ phải in ra giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh/yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.
Tức là, nội dung của hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, điều này đồng nghĩa với việc bản thể hiện hóa đơn điện tử (file PDF) cũng phải đầy đủ các tiêu thức nội dung như hóa đơn điện tử gốc.
- Cách tải và xem file XML trên trang thuế điện tử
Hiện nay, trang Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế đã nâng cấp tính năng đọc file XML của hóa đơn điện tử ngay trên trang. Cụ thể, cách tải và xem file XML của hóa đơn điện tử trên trang hoadondientu.gdt.gov.vn như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống bằng thông tin tài khoản đã được cơ quan thuế cấp
Bước 3: Thực hiện tra cứu hóa đơn theo hướng dẫn: Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Bước 4: Chọn hóa đơn cần xuất và chọn mũi tên xuất hóa đơn ở vị trí cuối cùng để tải file XML hóa đơn điện tử về và lưu vào máy tính.
Bước 5: Chọn tab Đọc hóa đơn XML
Bước 6: Kéo thả file hóa đơn hoặc click để chọn file XML cần đọc.
Bước 7: Xuất hiện thông tin chi tiết của hóa đơn (có mã hóa đơn, ngày ký và lập hóa đơn còn không có ngày cơ quan thuế cấp mã).
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: