Hoạt động thu hộ, chi hộ đang dần phổ biến hơn và có thể gây ra khó khăn cho kế toán trong quá trình xử lý nghiệp vụ. Vậy trường hợp công ty chi hộ cho nhân viên thì có tính vào chi phí hợp lý không?
- Thu hộ, chi hộ là gì?
Thu hộ, chi hộ tức là khoản mà doanh nghiệp đứng ra để thu tiền/ chi tiền giùm cho cá nhân/ tổ chức nào đó. Tức là các khoản tiền này không hề liên quan gì đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản thu hộ, chi hộ theo nguyên tắc cũng được coi là một khoản nợ phải thu hoặc nợ phải trả.
- Khoản thu hộ, chi hộ cho nhân viên có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Căn cứ tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC) quy định như sau:
Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
…
Như vậy theo quy định trên trường hợp công ty phát sinh khoản thu hộ, chi hộ cho nhân viên, không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty thì không tính vào chi phí được trừ khi xác định doanh thu tính thuế TNDN của công ty.
- Tham khảo công văn hướng dẫn
Công văn số 7973/CTHN-TTHT ngày 27/2/2023 của Cục Thuế TP. Hà Nội về khoản thu hộ, chi hộ nhân viên có được tính vào chi phí được trừ:
Trường hợp Công ty phát sinh khoản thu hộ, chi hộ cho người thân của nhân viên, không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty thì không được tính vào chi phí được trừ khi xác định doanh thu tính thuế TNDN của Công ty.
- Việc thu hộ chi hộ có phải xuất hóa đơn kê khai thuế?
– Về hóa đơn:
Căn cứ theo khoản 1 điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
– Về thuế GTGT thu chi hộ:
Theo Điều 5, Khoản 7, Điểm d tại Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định đối tượng không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT như sau: “Các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hoá, dịch vụ của cơ sở kinh doanh.”
=> Như vậy: Khoản thu hộ, chi hộ không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT.
- Hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ
Lưu ý rằng bản chất các khoản khoản thu hộ, chi hộ chỉ ảnh hưởng tới quỹ tiền mặt, tiền ngân, mà không ảnh hưởng tới doanh thu, chi phí của bên thu hộ chi hộ.
– Hạch toán các khoản chi hộ
+ Khi doanh nghiệp chi hộ khách hàng, ghi
Nợ TK 1388
Có TK 111, 112
+ Khách hàng thanh toán tiền chi hộ, hạch toán như sau:
Nợ TK 111, 112.
Có TK 1388
– Hạch toán các khoản thu hộ
+ Khi doanh nghiệp thu hộ khách hàng, ghi:
Nợ TK 3388
Có TK 111, 112
+ Trả lại tiền thu hộ cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 3388
*** Lưu ý: Trường hợp khi doanh nghiệp chi hộ khách hàng mà hóa đơn do bên bán xuất lại ghi tên doanh nghiệp thì bản chất không còn là thu hộ, chi hộ nữa, mà coi như một chi phí doanh nghiệp đã bỏ ra. Khi thu tiền chi hộ từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ coi đó là một khoản doanh thu từ hoạt động bán hàng của mình. Lúc này, doanh nghiệp cần thực hiện lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: