Việc sử dụng bảng kê kèm hoá đơn điện tử là cần thiết trong trường hợp số lượng hàng hoá, dịch vụ phải ghi chép lại quá dài trên hoá đơn. Vậy những trường hợp nào DN được phép lập hóa đơn điện tử kèm bảng kê? Các bạn hãy tham khải bải viết dưới đây nhé.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về việc lập bảng kê kèm hóa đơn sẽ có một số điểm khác so với quy định cũ tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.
- Quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử
Cụ thể, căn cứ theo Khoản 6, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
Điều 10. Nội dung của hóa đơn
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
a) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
– Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.
Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày… tháng… năm”.
Như vậy, đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, doanh nghiệp được phép sử dụng bảng kê để liệt kê tất cả các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.
- Nội dung bảng kê
Về nội dung bảng kê, mỗi doanh nghiệp có thể tự thiết kế bảng kê phù hợp tùy với loại hàng hóa và dịch vụ. Về cơ bản, bảng kê cần đảm bảo các tiêu chí sau:
+ Tên người bán, địa chỉ và mã số Thuế của người bán.
+ Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá và tiền hàng hóa.
+ Bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử cần thể hiện rõ kèm theo hóa đơn số bao nhiêu và thời gian (Ngày, tháng, năm) cụ thể và có đầy đủ chữ ký người bán và người mua.
+ Cần đánh số thứ tự trang và đóng dấu giáp lai trong trường hợp bảng kê nhiều trang. Trang cuối cùng phải có chữ ký của người bán, người mua và đóng dấu trên hóa đơn.
Một số lưu ý về bảng kê kèm hóa đơn điện tử doanh nghiệp:
- Bảng kê được lưu trữ cùng hóa đơn để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu của cơ quan có thẩm quyền.
- Trên hóa đơn có đính kèm bảng kê phải ghi chú “kèm theo bảng kê số … ngày … tháng …. năm …”.
- Nội dung bảng kê phải có: Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.
- Nếu người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất GTGT” và “tiền thuế GTGT”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.
- Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê kèm theo thứ tự bán hàng trong ngày.
- Trên bảng kê phải ghi chú “kèm theo hóa đơn số ngày … tháng … năm …”.
- Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.
- Văn bản tham khảo
Công văn số 30384/CTHN-TTHT ngày 05/05/2023 hướng dẫn sử dụng bảng kê khi lập hóa đơn:
Căn cứ các quy định trên, các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại điểm a Khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP .
Trường hợp Công ty không kinh doanh các hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định quy định tại điểm a Khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì không được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: