Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Thông thường hóa đơn được lập và giao cho người mua khi người bán giao hàng cho bên mua cho dù đó là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp quy định về thời điểm xuất hóa đơn khá phức tạp. Đặc biệt, có một số trường hợp hóa đơn điện tử sẽ được lập vào cuối mỗi ngày, định kỳ trong tháng. Để tìm hiểu về trường hợp này và các quy định liên quan, các bạn có thể tham khảo bài viết dướ đây.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa dịch vụ, người nộp thuế thực hiện theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.
Cần lưu ý, đối với 05 hoạt động sau đây nếu khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn thì người nộp thuế: được lập chung một hóa đơn GTGT vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cụ thể:
01- Đối với dịch vụ viễn thông: bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, được lập chung một hóa đơn.
02- Đối với hoạt động bán lẻ, dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp cho khách nhưng hạch toán toàn bộ tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng; xuất HĐ qua máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), máy tính tiền chưa đáp ứng điều kiện kết nối với cơ quan thuế, từng giao dịch có in Phiếu tính tiền cho khách, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống thì: cuối ngày căn cứ từ Phiếu tính tiền để lập chung một hóa đơn.
03- Đối với dịch vụ: ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày hoặc cuối tháng, đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị.
04- Đối với dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám, chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền (thu viện phí hoặc tiền khám, xét nghiệm) và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin, nếu khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở y tế lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.
05- Đối với trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. Nội dung hóa đơn liệt kê chi tiết từng lượt xe lưu thông qua các trạm thu phí (bao gồm: thời gian xe qua trạm, giá phí sử dụng đường bộ của từng lượt xe).
Việc xuất hóa đơn sai thời điểm là lỗi khá thường gặp của kế toán. Để hạn chế tối đa việc lập hóa đơn không đúng thời điểm hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây.
Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tùy mức độ vi phạm, doanh nghiệp có hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt như sau:
| Stt | Hành vi | Mức phạt | Căn cứ |
| 1 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo | điểm a khoản 1 Điều 24 |
| 2 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế | 03 – 05 triệu đồng | khoản 3 Điều 24 |
| 3 | Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên) | 04 – 08 triệu đồng | điểm a khoản 4 Điều 24 |
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: