Lưu trữ hóa đơn là quy định bắt buộc nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng nắm rõ quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào mới nhất. Cùng tìm hiểu quy định về lưu trữ hóa đơn theo luật pháp hiện hành qua bài viết này nhé.
- Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử được hiểu là khái niệm quen thuộc khi được triển khai và áp dụng theo quy định của Pháp luật trong thời gian dài. Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC, khái niệm về hóa đơn điện tử được quy định như sau:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện phần mềm điện tử”
Hóa đơn điện tử theo quy định phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức được cấp MST khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử.
- Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đầu vào là hóa đơn được lập dưới hình thức hóa đơn điện tử sử dụng với mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư hay thanh toán dịch vụ phục vụ cho doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định của Pháp luật về hóa đơn điện tử (căn cứ theo Điều 3 Khoản 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Tương tự với hóa đơn điện tử đầu ra, hóa đơn điện tử đầu vào được lưu trữ làm căn cứ để kiểm tra đối soát khi cần và đảm bảo được tính minh bạch, tránh rủi ro cho doanh nghiệp, công ty.
2.1. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là gì?
Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hóa đơn vào các thiết bị lưu trữ như USB, đĩa CD, lưu trữ trực tuyến,… để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu.
Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử, phải nắm được hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau. Bao gồm bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (file XML).
Theo đó, bản thể hiện của hóa đơn là file thể hiện nội dung của nghiệp vụ và có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Bản thể file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý.
File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa sửa đổi.
2.2. Quy định lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào tương tự hóa đơn điện tử đầu ra. Theo quy định tại Khoản 1, 2 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì người bán, người mua sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định.
Lưu ý:
– Với trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian, thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên;
– Nếu người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian có trách nhiệm sao lưu dữ liệu ra các vật mang tin hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu.
Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện:
– Nội dung của hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu khi cần thiết;
– Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng được khởi tạo, gửi, nhận hoặc khuôn dạng cho phép, thể hiện chính xác nội dung của hóa đơn điện tử đó;
– Hóa đơn điện tử được lưu trữ cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến và ngày giờ gửi/nhận hóa đơn.
Ngoài ra, theo quy định tại Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:
(1) Phải được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
(2) Đảm bảo yêu cầu về tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ của hóa đơn điện điện. Lưu trữ hóa đơn phải đúng và đủ thời hạn theo quy định. Đảm bảo hóa đơn điện tử có thể in được ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu;
(3) Được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ phù hợp với đặc thù kinh doanh, khả năng công nghệ của mình;
(4) Khi hết thời hạn lưu trữ hóa đơn theo quy định, thì được phép tiêu hủy hóa đơn. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
Trên đây là toàn bộ nội dung về lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào theo quy định mới nhất. Lưu trữ hóa đơn điện tử có những đặc thù riêng và khác so với lưu trữ hóa đơn giấy. Tuy nhiên, điểm chung của lưu trữ hóa đơn là phải đảm bảo về thời hạn lưu trữ. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn đã nắm rõ được các quy định pháp luật về lưu trữ hóa đơn.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: