Trong hoạt động của công ty chi phí cho hoạt động tiếp khách không phải là nhỏ, doanh nghiệp phải làm thế nào để hợp thức hóa khoản chi này?

  1. Chi phí tiếp khách là gì?

Hiện nay, ở mỗi doanh nghiệp đều phải tổ chức, tiến hành nhiều hoạt động giao tiếp khác nhau. Để có thể giữ được sự tin tưởng, mối quan hệ lâu dài với đối tác cũng như để thỏa thuận trao đổi thông tin đi tới quyết định ký kết hợp đồng hợp tác thì ắt hẳn sẽ phải có những buổi tiếp khách. Đối tác và khách hàng là những đối tượng cần được quan tâm, gặp gỡ, chia sẻ trong hoạt động doanh nghiệp. Các chi phí tiếp khách cũng được xác định trên cơ sở đó.

Tiếp khách cũng chính là thể hiện văn hóa của doanh nghiệp, thể hiện sự chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng của doanh nghiệp đó. Phải có các buổi gặp gỡ, thảo luận hay trao đổi trực tiếp. Qua đó mang đến tính chuyên nghiệp, hiệu suất làm việc tốt hơn.

  1. Pháp luật quy định như thế nào?

Lần đầu tiên khoản chi này được đề cập chính thức trong một văn bản pháp luật là tại Điểm 2.19 Khoản 2 Điều 6 của Thông tư 123/2012/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 10/9/2012)

Theo đó, mức chi cho khoản chi này và các khoản chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng của cơ quan báo chí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh bị khống chế tương ứng với thời hạn hoạt động như sau:

  • Doanh nghiệp thành lập mới được chi không quá 15% tổng số chi được trừ trong ba năm đầu;
  • Doanh nghiệp đã thành lập từ 03 năm trở lên được chi không quá 10% tổng số chi được trừ.
  • Phần chi vượt quá mức này khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đến Thông tư 78/2014/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 02/8/2014), mức khống chế nêu trên đối với mọi doanh nghiệp là 15% tổng số chi được trừ, không phân biệt sô năm hoạt động.

Nay, Khoản 2 Điều 14 của Thông tư 96/2015/TT-BTC đã bãi bỏ quy định tại Điểm 2.21 Khoản 2 Điều 6 của Thông tư 78 nêu trên.

Điều đó có nghĩa là, kể từ ngày 06/8/2015 và áp dụng cho kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp từ năm 2015 trở đi, doanh nghiệp không phải chịu khống chế đối với khoản chi này nữa và vẫn được tính chi phí hợp lý nếu bảo đảm các điều kiện theo quy định của pháp luật.

  1. Điều kiện để chi phí tiếp khách được chấp nhận là hợp lý

Theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:

Một khoản chi được tính là chi phí hợp lý nếu đảm bảo các điều kiện sau:

– Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

– Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;

– Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Như vậy: Khoản chi phí tiếp khách hoặc hội nghị khách hàng được chấp nhận là chi phí hợp lý được trừ cho mục đích tính thuế TNDN khi có đủ chứng từ chứng minh phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp. Tức là phải đảm bảo căn cứ xác định mục đích sử dụng của khoản chi đó. Các quyền lợi và nghĩa vụ tương ứng của doanh nghiệp cũng được đảm bảo.

Chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hồ sơ chứng từ hợp lý. Các giấy tờ phải được tổng hợp, làm căn cứ chứng minh cho tính hợp lệ của mục đích sử dụng chi phí trong doanh nghiệp. Mục đích được xác định là tiếp khách của doanh nghiệp.

Vận dụng trên thực tế, khoản chi tiếp khách nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có hồ sơ, chứng từ hợp lý, có thể là:

  • Bill thanh toán + oder đi kèm (dưới dạng không có hợp đồng kinh tế hoặc phiếu đặt dịch vụ) hoặc Bảng kê chi tiết món ăn;
  • Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường;
  • Phiếu xác nhận dịch vụ (booking), hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách đặt trước;
  • Biên bản thanh lý hợp đồng;
  • Phiếu thu tiền nếu thanh toán ngay tiền mặt, cà thẻ (khách đưa thẻ quẹt qua khe đọc thẻ, nhập mã số cá nhân và số tiền cần thanh toán, máy sẽ in ra hóa đơn và khách hàng ký vào, hoàn tất quy trình thanh toán);

  1. Cách hạch toán chi phí tiếp khách:

Hạch toán chi phí tiếp khách được thực hiện trong hoạt động kế toán của các doanh nghiệp. Sau khi tổng hợp giá trị chi phí tiếp khách thực tế, kế toán phải tiến hành hạch toán. Đây là các nghĩa vụ, đồng thời đảm bảo cho các quyền lợi về sau trong hoạt động của doanh nghiệp.

Cách hạch toán chi phí tiếp khách được quy định cụ thể trong các thông tư hướng dẫn hoạt động kế toán trong doanh nghiệp. Theo đó:

Thông tư 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp:

Theo thông tư 200 thì hạch toán chi phí ăn uống tiếp khách như sau:

– Nợ TK 642/ 641: Chi phí quản lý Doanh nghiệp.

– Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

– Có TK 111/ 112/331: Tổng số tiền thanh toán.

Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau:

DỊCH VỤ TƯ VẤN THUẾ

Previous PostNext Post

Leave a Reply