Thanh tra, kiểm tra thuế là hoạt động giám sát của cơ quan thuế đối với các hoạt động, giao dịch liên quan đến phát sinh nghĩa vụ thuế và thực hiện các thủ tục hành chính của doanh nghiệp, tổ chức. Khi công ty nhận thông báo thanh tra thuế thì cần chuẩn bị các thủ tục và giấy tờ gì?
- Thanh tra thuế là gì?
Thanh tra thuế là hoạt động chỉ được thực hiện tại trụ sở doanh nghiệp, công ty của người nộp thuế. Việc thanh tra không được thực hiện thường xuyên mà chỉ được lên kế hoạch định kỳ đối với một số đối tượng nhất định trong các trường hợp (theo quy định tại Điều 113 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14)
– Doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế như trốn thuế, gian lận thuế;
– Giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc thực hiện các biện pháp phòng – chống tham nhũng;
– Cơ quan thuế phát hiện sai lệch dựa trên cơ sở kết quả phân loại rủi ro trong quản lý thuế;
– Theo kiến nghị của Kiểm toán Nhà nước hoặc kết luận của thanh tra Nhà nước và cơ quan khác có thẩm quyền.
- Những hoạt động doanh nghiệp cần chuẩn bị cho thanh tra, kiểm tra thuế
Sau khi nhận được thông báo, quyết định của cơ quan thuế về việc thanh tra thuế, kế toán cần chuẩn bị các loại hồ sơ sau.
2.1. Hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị
Kế toán tiến hành rà soát, kiểm tra lại các hồ sơ pháp lý của công ty và các công văn đi, đến liên quan đến pháp lý, thuế.
2.2. Sắp xếp chứng từ gốc
Kế toán sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo thứ tự trong Bảng kê thuế đầu vào, đầu ra đã nộp hàng tháng, hàng quý. Mỗi bộ chứng từ phải đầy đủ các giấy tờ chứng minh nghiệp vụ kế toán phát sinh (hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu thanh lý, phiếu xuất nhập kho,…). Tất cả chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan.
Lưu ý: Kế toán nên kiểm soát hồ sơ, chứng từ chặt chẽ, đảm bảo đầy đủ và đúng quy định mới thực hiện thanh toán, hạch toán.
2.3. Kiểm tra lại hạch toán nghiệp vụ kế toán trên phần mềm
Trên cơ sở kiểm tra các loại hóa đơn, chứng từ gốc, kế toán đồng thời kiểm tra lại việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm và tiến hành đối chiếu với các hóa đơn trên Cổng thông tin điện tử Hóa đơn điện tử.
2.4. Sắp xếp các báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
Kế toán tiến hành sắp xếp các loại báo cáo đã nộp theo năm. Hồ sơ phục vụ thanh tra thuế chủ yếu gồm các loại báo cáo sau:
– Tờ kê khai thuế GTGT hàng tháng;
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn;
– Báo cáo thuế TNDN tạm tính hàng quý;
– Báo cáo tài chính;
– Quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế,… theo từng năm.
Với các loại sổ sách, kế toán những sắp xếp theo năm và in đầy đủ các loại sổ sách theo quy định.
2.5. Sắp xếp các loại hợp đồng
Kế toán tiến hành sắp xếp hợp đồng kinh tế đầu vào, đầu ra riêng theo thứ tự thời gian phát sinh.
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có như biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, các loại biên bản bàn giao,…
Ngoài ra, các loại hợp đồng khác phải chuẩn bị như hợp đồng lao động (bao gồm phụ lục đi kèm), hợp đồng giao khoán công việc, các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác hoặc tăng lương. Chú ý sắp xếp và chuẩn bị cả hồ sơ nhân sự đi kèm theo các hợp đồng lao động đã ký.
Các loại hợp đồng thuê ngoài như thuê máy móc thiết bị, vận chuyển,…
2.6. Kiểm tra sổ phụ ngân hàng
Người kế toán kiểm tra xem đã chuẩn bị các sổ phụ ngân hàng hàng năm hay chưa.
2.7. Các loại kiểm tra khác
Ngoài các loại hồ sơ, chứng từ và hợp đồng trên, người kế toán phải tiến hành kiểm tra các loại hồ sơ sở:
– Kiểm tra và đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ cái tài khoản;
– Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản như hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào và sổ kế toán;
– Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng đã có đầy đủ các đối chiếu hết công nợ với khách hàng;
– Kiểm tra các khoản chi phí phải trả;
– Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra với bảng kê khai thuế;
– Kiểm tra đầu vào và đầu ra đã trùng khớp/không chênh lệch;
– Kiểm tra chữ ký trên các hóa đơn, chứng từ đầy đủ.
- Một số quy định về thanh tra, kiểm tra thuế tại doanh nghiệp
3.1. Thời gian và tần suất thanh tra, kiểm tra thuế
Luật Quản lý thuế không quy định cụ thể về thời gian, tần suất tiến hành thanh tra thuế tại các doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp thuộc các trường hợp được lựa chọn theo chuyên đề, kế hoạch sẽ tiến hành thanh tra thuế không quá 1 lần trong 1 năm.
Thông thường, vào cuối năm, các chi cục thuế sẽ lên danh sách các doanh nghiệp thuộc diện thanh tra thuế. Hoặc nếu trong quá trình rà soát, đối chiếu, cơ quan thuế phát hiện công ty có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế thì sẽ nhận được thông báo về hoạt động thanh, kiểm tra thuế.
3.2. Quyết định thanh tra, kiểm tra thuế
Cơ quan thuế phải gửi Quyết định kiểm tra, thanh tra thuế cho người nộp thuế trong thời hạn 03 ngày làm việc và thực hiện công bố trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ký. Trước khi công bố Quyết định thanh tra mà người nộp thuế chứng minh được số tiền thuế đã khai là đúng và nộp đủ số tiền thuế phải nộp thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo bằng văn bản bãi bỏ quyết định kiểm tra thuế (theo quy định tại Khoản 2, 3 Điều 110 Luật Quản lý thuế).
Quyết định thanh tra thuế phải được công bố chậm nhất là 15 ngày, kể từ ngày ra quyết định thanh tra thuế (theo quy định tại Khoản 3, 4 Điều 114 Luật Quản lý thuế).
Kể từ lúc nhận quyết định thanh tra, kiểm tra thuế đến trước khi có kết quả được công bố, người nộp thuế có thể làm văn bản đề nghị lùi thời gian tiến hành kiểm tra nếu có lý do chính đáng và thuyết phục.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: