Đa phần hóa đơn điện tử có sai sót sẽ được xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Tuy nhiên, nếu được lựa chọn thì kế toán nên lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế hóa đơn có sai sót?
- Nên lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế hóa đơn có sai sót?
Đối với trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Để thuận tiện cho cả 02 bên, khi phát sinh hóa đơn có các sai sót kể trên, bên bán và bên mua nên thỏa thuận với nhau về cách xử lý.
Tuy nhiên, trường hợp sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế trong hóa đơn cùng kỳ kê khai và 02 bên chưa kê khai thuế thì nên ưu tiên lập hóa đơn thay thế.
Theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dựng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Thêm vào đó, điểm c, điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021 quy định:
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Theo đó, với các sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế thì khi xuất hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp phải điều chỉnh tăng hoặc giảm (+/-) đúng với thực tế, việc này dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót.
Đồng thời, nếu hóa đơn điều chỉnh hóa đơn gốc có sai sót thì lại tiếp tục phải lập hóa đơn điều chỉnh và để hạn chế sai sót tiếp theo xảy ra, kế toán nên lập hóa đơn thay thế với các hóa đơn cùng kỳ 02 bên chưa kê khai.
Do đó, tránh mất thời gian, hạn chế sai sót phải lập hóa đơn điều chỉnh nhiều lần, kế toán thường xử lý theo cách: Chưa khai thuế thì xuất thay thế, đã khai thuế thì xuất điều chỉnh.
- Hóa đơn đã điều chỉnh/thay thế có hủy được không?
Điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh/thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Đồng thời, tại Công văn số 1647/TCT-CS 2023 Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn như sau:
Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:
Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).
Như vậy, trường hợp đã thực hiện xuất hoá đơn điều chỉnh/thay thế hoá đơn điện tử có sai sót trước đó, nếu hoá đơn điều chỉnh/thay thế tiếp tục có sai sót thì không được huỷ hoá đơn điều chỉnh/thay thế mà phải thực hiện xuất hoá đơn điện tử điều chỉnh/thay thế cho hoá đơn điều chỉnh/thay thế có sai sót.
Tức là đã lựa chọn phương thức điều chỉnh thì phải tiếp tục điều chỉnh, đã thay thế thì phải tiếp tục thay thế đến khi nào đúng thì dừng. Không được hủy hóa đơn điều chỉnh/thay thế để lập hóa đơn mới cũng không được đang điều chỉnh chuyển sang lập hóa đơn thay thế.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: