Theo quy định, hóa đơn điện tử là gì? Thời điểm lập hóa đơn điện tử là khi nào? Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 2024 có lưu ý gì không?
- Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
(Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Thời điểm lập hóa đơn nói chung hay thời điểm lập hóa đơn điện tử nói riêng được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
– Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
– Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể được quy định tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ
Điều 5. Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ – Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Đối với công chức thuế
a) Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;
b) Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;
c) Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.
Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan
a) Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;
b) Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;
c) Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;
d) Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.
4. Lưu ý về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
4.1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
| Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế | Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế |
| Trừ trường hợp có rủi ro cao về thuế và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trong trường hợp sau:
– Công ty kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; – Công ty đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế |
– Công ty sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp được sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (nêu trên).
– Công ty đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; – Công ty được xác định gặp rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. |
4.2. Hình thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
– DN không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn thì phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
– Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể lựa chọn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua:
+ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế; hoặc
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
– Trường hợp công ty cổ phần là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
4.3. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
(1) Nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:
Công ty cổ phần nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như hướng dẫn ở mục trên).
(2) Cơ quan thuế gửi thông báo về việc tiếp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:
Cơ quan thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận/không tiếp nhận tờ khai đăng ký của công ty cổ phần như sau:
– Gửi thông báo qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường công ty đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.
– Gửi trực tiếp cho công ty qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế đối với trường hợp công ty đăng ký sử dụng hóa đơn trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
(3) Cơ quan thuế chấp thuận/không chấp thuận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua các hình thức tương ứng như khi gửi thông báo tiếp nhận tờ khai đăng ký nêu ở mục (2).
(4) Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:
Kể từ thời điểm được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, công ty cổ phần phải:
– Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây;
– Tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: