Hóa đơn điện tử xăng dầu được nhà nước khuyến khích áp dụng chuyển đổi từ rất sớm. Việc sử dụng hóa đơn điện tử xăng dầu giúp cho đơn vị xăng dầu dễ dàng quản lý nghiệp vụ kế toán, chống thất thu thuế và đẩy mạnh chuyển đổi số hóa trong doanh nghiệp.
- Quy định về hóa đơn điện tử đối với việc bán xăng dầu?
Theo Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì hóa đơn điện tử đối với việc bán xăng dầu được quy định như sau:
“Điều 6. Áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác
…
4. Trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán chuyển dữ liệu hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu thì người bán sau khi lập hóa đơn điện tử đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi người mua đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử xăng dầu
Thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán cho khách hàng mua xăng tại cửa hàng.
Người bán xăng phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử khi bán cho khách hàng là các nhân kinh doanh, không kinh doanh, có thể tra cứu hóa đơn bất cứ khi nào cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Nội dung của hóa đơn điện tử xăng dầu
Trong nhiều trường hợp, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải đầy đủ nội dung
Hóa đơn điện tử xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải đầy đủ các thông tin trên hóa đơn như tên hóa đơn, số ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, địa chỉ, MST, SĐT người mua, chữ ký điện tử….
- Truyền nhận dữ liệu lên cơ quan thuế
– (Điểm a.1, khoản 3, điều 22 nghị định 123) Trách nhiệm của người bán hàng hóa sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Người bán xăng dầu tổng hợp tất cả các hóa đơn xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và được thực hiện ngay trong ngày.
– (Khoản 1 điều 58) Trách nhiệm chia sẻ, kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp, tổ chức sản xuất kinh doanh ở các lĩnh vực: xăng dầu, điện lực, vận tải hàng không… thực hiện hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng dữ liệu do Tổng cục thuế công bố.
– (Khoản 4 điều 6) Hóa đơn điện tử áp dụng cho một số trường hợp khác
+ Khi bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán chuyển dữ liệu hóa đơn theo điểm a.1, khoản 3 điều 22 tại nghị định 123
+ Khi người bán và người mua thỏa thuận để tạo thuận lợi cho quá trình lưu thông hàng hóa và tra cứu dữ liệu thì người bán lập hóa đơn điện tử đầy đủ nội dung gửi cho người mua và gửi cho cơ quan thuế.
- Xử lý sai sót hóa đơn
Tại Điểm d, Điều 7 – Thông tư 78: Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp.
Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
Đơn vị cung cấp xăng dầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế trong trường hợp:
– Chuyển đổi đầy đủ nội dung từng lần cho từng hóa đơn, áp dụng cho khách hàng có toàn bộ mã số thuế
– Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn áp dụng cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh
– Chuyển đổi đầy đủ nội dung cho từng lần hóa đơn và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn cho toàn bộ khách hàng có MST, thỏa thuận với người mua để thuận tiện cho việc tra cứu dữ liệu và lưu thông hàng hóa.
- Thay đổi trong quản lý hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp xăng dầu
Trước khi Nghị định 123 và Thông tư 78 được ban hành, các cửa hàng xăng dầu vẫn có thể lưu trữ và xuất hóa đơn điện tử định kỳ theo quy chế của doanh nghiệp, theo tháng, quý hoặc năm. Tuy nhiên với các quy định trên, thay vì xuất hóa đơn điện tử theo quy chế của doanh nghiệp, các cửa hàng xăng dầu nay phải lưu trữ hóa đơn mỗi lần bán, tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử thành một bảng và gửi về cơ quan thuế trong ngày.
Quy định không yêu cầu cửa hàng phải in hóa đơn, nhưng cửa hàng vẫn có nhiệm vụ phải cung cấp hóa đơn nếu khách hàng có yêu cầu.
Với hai văn bản quy định về hóa đơn điện tử do Chính phủ ban hành sẽ thay đổi cách sử dụng và quản lý hóa đơn của các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu. Các doanh nghiệp đang được khuyến khích chuyển đổi số và sử dụng công nghệ trong hoạt động kinh doanh tại cửa hàng xăng dầu.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau: